Case studies

Stad Genk gelooft in de kracht van Digital Asset Management

Stad Genk contacteerde Catena Company met de vraag hen te begeleiden bij de aankoop en de implementatie van een tool die het aanleveren van PDF’s van de dienst Communicatie aan de interne drukkerij zou optimaliseren.

Afbeelding mock-up

De uitdaging

Stad Genk contacteerde Catena Company met de vraag hen te begeleiden bij de aankoop en de implementatie van een tool die het aanleveren van PDF’s van de dienst Communicatie aan de interne drukkerij zou optimaliseren. Blijkbaar werden nogal wat bestanden foutief aangeleverd en werd er hierdoor veel tijd verloren of, in het slechtste geval, foutief drukwerk geleverd.

Vanuit deze vraag namen we contact op met Sonja Schrijvers, Stafmedewerker Marketing en Promotie en Vanessa Broux, Diensthoofd Communicatie. Al van bij de eerste gesprekken bleek dat de graad van dienstverlening en de geleverde kwaliteit van de dienst Communicatie dringend moesten verbeterd worden. Zij begrepen dat dit enkel kon door alle medewerkers te trainen, te begeleiden en waar mogelijk workflows te optimaliseren.

De oplossing

De oplossing voor Stad Genk bestond uit een tweedelig luik:

  1. De opbouw van een allround opleidingsplan

    Eén van onze trainers ging ter plaatse om het kennisniveau van de creatieve afdeling te screenen en van daaruit een opleidingsplan voor te stellen. Dit opleidingsplan gaf onder meer antwoorden op wie moest getraind worden in welke tools en welk tijdsbestek hiervoor nodig was. Dit zodat het kennisniveau bij iedereen, zowel de grafische vormgevers als fotografen, gelijkgesteld werd. Daarbovenop werden de fotografen getraind in het maken en verwerken van video, een vraag die vanuit de stad steeds regelmatiger terugkwam.

    Binnen een vooropgesteld vast budget werden de trainingen uitgevoerd. Heden voorzien we nog steeds regelmatig coaching op de werkvloer. Hierdoor kan snel geanticipeerd worden op vragen en wordt er constant bijgeschaafd aan de technieken om zo efficiënt mogelijk te werken.

  2. De implementatie van een Digital Asset Management oplossing

    Tijdens de trainingen kwam aan het licht dat Stad Genk ook problemen had met het beheer van hun assets. De hoeveelheid hiervan groeide zo exponentieel, dat het overzicht van het archief (dat meer dan 250.000 foto’s bevatte) volledig weg was. Met het gevolg dat er veel tijd verloren ging in het zoeken naar de juiste beelden en dat er dikwijls alsnog verkeerde beelden gebruikt werden.

    Intussen werd door ons een Asset Management systeem geïmplementeerd. Stad Genk heeft dankzij dit systeem nu meer ruimte voor creativiteit en groei en kan nu volop inzetten op kwaliteit.

De initiële vraag van de interne drukkerij loste zich dus helemaal anders op.

Stad Genk gelooft in de kracht van Digital Asset Management Content Rechts Stad Genk gelooft in de kracht van Digital Asset Management Content Rechts 2 Stad Genk gelooft in de kracht van Digital Asset Management Content Rechts 3