Hillewaere Groep beheert content explosion met DAM-oplossing

Hillewaere werd geconfronteerd met een content explosion. Het beheren en delen van foto’s van panden vergden steeds meer tijd en maar al te vaak werden bestanden per ongeluk verwijderd. Ze vonden een oplossing in workflow automation.

Hier begint mooi wonen

Hillewaere Groep focust zich op de bemiddeling bij verkoop en verhuur van residentiële woningen, appartementen en bedrijfsgebouwen in het gemiddelde en hogere marktsegment. ‘Hier begint mooi wonen’ is een baseline die de waarden van Hillewaere krachtig verwoordt.

Dankzij de unieke aankoopbeleving die Hillewaere hun klanten biedt, vielen zij al meermaals in de prijzen tijdens de uitreiking van de Real Estate Awards. Zij kaapten ook al de prijs van Beste Werkgever in de sector weg.

Hillewaere Groep werkt vanuit 10 vastgoedshops in de provincies Antwerpen, Limburg en Oost-Vlaanderen. Naast vastgoed zijn ze ook actief in hypotheken, verzekeringen en interieuradvies.

Hoofdkantoor Hillewaere

Content explosion

Zoals vele brandowners werd ook Hillewaere geconfronteerd met een content explosion.
Het beheren en delen van foto’s van panden vergden steeds meer tijd en maar al te vaak werden bestanden per ongeluk verwijderd.
Ellen Spooren, Marketing Directeur Hillewaere Groep, nam contact op met Catena Company voor
een oplossing om op een efficiëntere manier met de digitale assets om te gaan.

Jan Van Sprengel, Workflow Consultant Catena Company, ging met Ellen en enkele stakeholders binnen Hillewaere aan tafel zitten.
Bij een grondige analyse van de workflow werden meteen enkele pijnpunten blootgelegd.

De virtual realityzone in het hoofdkantoor van Hillewaere

Beheer van digital assets kost teveel tijd

Het ganse proces om beelden van panden te beheren – van het uploaden door de fotografen op een OneDrive, het kopiëren naar het CRM-systeem en de fileserver, tot het verdelen naar kantoren en afdelingen – nam minstens een halve dag per week in beslag.

Ook met het opzoeken en verdelen van stockfoto’s, logo’s en design beelden was een medewerker al gauw een uur per dag kwijt. Idem wat betreft het downloaden van beelden voor Facebook ads.

Manueel werk induceert fouten en nog meer tijdverlies

Door de manuele handelingen gingen bestanden ook wel eens verloren, en moesten die opnieuw opgevraagd worden. De fileserver was enkel bereikbaar vanop het interne netwerk. Veel communicatie van grote bestanden gebeurde via mail, wat een grote impact had op de mailserver. Ook de fileserver barstte uit zijn voegen.

Digital Asset Management

Een Digital Asset Management (DAM) systeem vereenvoudigt het beheer van digitale assets zoals foto’s, video’s en tal van andere bestandsvormen.
Met een DAM oplossing kan je nog vele kanten op, zowel qua functionaliteiten, als wat betreft het licentiemodel.

De vereisten van Hillewaere waren na de analyse heel duidelijk:

Assets (in eerste instantie foto’s en video’s) voor een veel groter publiek toegankelijk
Laagdrempelig voor interne en externe fotografen om beelden op te laden
Assets makkelijk vindbaar en downloadbaar in het gewenste formaat
Een meer geautomatiseerd beheer

Toegankelijkheid en automatisatie

Catena Company voorzag voor Hillewaere een schaalbare SaaS-oplossing. De schaalbaarheid schuilt in het makkelijk toevoegen van nieuwe gebruikers, alsook in de mogelijke uitbreiding met extra functionaliteiten. Met deze SaaS-oplossing wordt Hillewaere ook ontlast van het onderhoud van hard- en software. Ook de back-up en fail-over wordt verzorgd door de softwareleverancier.

Fotografen uploaden hun beelden nu rechtstreeks op het DAM-systeem. Kopiëren van bestanden van OneDrive naar CRM-systeem en fileserver behoort tot het verleden. De uitgebreide API-mogelijkheden laten toe om te integreren met het CRM-systeem en alle andere marketing stacks en technologieën (PIM, ERP, …). Een automatisch goedkeuringssysteem zorgt ervoor dat alle assets in de juiste formaten beschikbaar zijn.

De mensen in de vastgoedshops en op de verschillende afdelingen hebben rechtstreeks toegang tot de relevante assets.
Daarachter schuilt een vernuft systeem dat elke gebruiker automatisch de juiste rechten toekent.

Dankzij het gebruik van metadata en AI worden de assets automatisch gelinkt aan de projecten waartoe ze behoren.
Dat maakt het terugvinden van de juiste assets erg gemakkelijk en laat een verdere automatisatie van het proces toe.
Zo kan bijvoorbeeld de verkoopdatum van een pand gekoppeld worden aan foto’s ervan, wat toelaat om de beelden automatisch te archiveren.

Win-win

Niet alle DAM-oplossingen zijn hetzelfde. Er komt altijd wat maatwerk aan te pas.
Maar als het DAM-systeem goed samengesteld is op maat van de noden, dan zijn de voordelen vaak wel dezelfde:
tijdswinst, kostenbesparing, minder frustraties en een beter gebruik van de beschikbare assets.
Bottom line bespaart Hillewaere Groep op jaarbasis tien duizenden Euro’s.

“Het opzet liep vlot, voor elk probleem was er een oplossing.” – Jolien Krijnen, Grafisch Vormgever @ Hillewaere Groep

Dat is vooral te danken aan de projectmatige en transparante aanpak van Catena Company.
Een DAM is maatwerk en een korte feedback-lus met de gebruikers is belangrijk bij de configuratie ervan.
Daarom werkt Catena Company met een centrale project management tool die heel toegankelijk is voor alle betrokken partijen.
Met een wekelijkse afstemming van 1 uur werd de DAM-oplossing voor Hillewaere Groep in 10 weken volledig geoptimaliseerd.