De valkuil van EasyCatalog: als kennis verdwijnt en processen stilvallen

Gepubliceerd op

2 mei 2025

Veel content creators kennen en experimenteren met EasyCatalog om hun catalogus sneller op te maken. Logisch: het idee om rechtstreeks data uit Excel of een PIM te koppelen aan InDesign is aantrekkelijk. Snellere opmaak, minder fouten, minder copy-paste.

Een veelgehoorde situatie

Je kent dit misschien wel:

Ooit was er die ene collega – een designer of marketeer – die EasyCatalog heeft geïntroduceerd binnen ons bedrijf.

Er werd geïnvesteerd in training, in licenties. Er werden scripts gebouwd en de koppeling met de data werd gerealiseerd. De automatische opmaakt was een feit!

Maar … de business evolueert, er zijn aanpassingen nodig aan de data. Er is vraag naar meer personalisatie, meer publicaties, de data verandert, …

De gespecialiseerde, opgeleide collega heeft het bedrijf ondertussen verlaten, collega designers zijn niet bij machte deze technische setup te doorgronden.

Net op het moment dat er moet opgeschaald worden, ligt alles weer stil…

Wat begon als een slimme investering, werd een technische bottleneck.

Waarom EasyCatalog vaak strandt in de praktijk

Designers willen ontwerpen en zijn hiervoor opgeleid. Hoewel EasyCatalog geen scripting of programmering vereist, kan het voor niet-technische profielen een uitdaging zijn om de volledige potentie te benutten. Andersom willen de meeste ICT-collega’s zich niet bemoeien met de marketing (design) processen

Geen continuïteit bij personeelsverloop

EasyCatalog wordt vaak gebruikt als een tool, om het opmaakwerk voor een designer te verlichten (en niet meer dan dat). Dan gaat uiteraard deze kennis verloren als de medewerker er niet meer is. Als na de experimentele fase er geen overdracht van kennis wordt georganiseerd waarin zowel ICT, datamanagement en designers worden betrokken, kan de investering niet renderen als volwaardig business proces waar iedereen op kan vertrouwen.

Niet schaalbaar zonder extra configuratie

Elke nieuwe publicatie of aanpassingen aan bestaande publicaties, zorgen voor templates die moeten aangepast worden. Dit vraagt wederom technische setup, validatie en onderhoud. Hier haken designers vaak af als men wil opschalen. Het maken van templates zit binnen het expertisedomein, het opnieuw technisch integreren met de data wordt als frustrerend ervaren.

Beperkte ondersteuning en updates

Je betaalt voor de licentie, maar niet voor toekomstgericht onderhoud of optimalisatie.
De ondersteuning beperkt zich tot het laten mee evolueren van de licentie met nieuwe versies van Adobe. Dit is belangrijk, het geeft vaak nieuwe mogelijkheden, nieuwe doorgedreven functionaliteiten, maar wederom geen aandachtspunt voor de doorsnee designer

De oplossing: volwaardige automatisering met continuïteit

Bij Catena Company werken we al sinds 2006 op het snijpunt tussen ICT, Automatisering, Technologie en creatieve toepassingen. We kennen de beide kanten. De meest gebruikte ICT‑systemen, de manieren om data te ontsluiten, de structuren die gebruikt zijn door data of productieverantwoordelijken. Dit moet content creators binnen marketingteams helpen (en niet beletten) om processen op te zetten waarbij volledig geautomatiseerde opmaak mogelijk wordt en er toch creatieve vrijheid aanwezig blijft om ‘on brand’ publicaties te maken.

Daarom ontwikkelden we onze, Dynamic Data Publshing Suite (DDPS):

Een volwaardige automatiseringsoplossing die data, visuals en templates samenbrengt – zonder technische complexiteit voor content creators met het oog op gebruiksgemak en continuïteit voor marketingteams:

Gebruiksvriendelijkheid: Onze oplossing is ontworpen voor marketeers en designers, zonder dat technische kennis vereist is. Dit stelt teams in staat om zich te concentreren op creatieve en strategische taken.

Continuïteit: Met de DDPS is er geen afhankelijkheid van specifieke medewerkers. Na setup en inrichting worden publicaties automatisch opgemaakt. Grondige wijzigingen (andere dataset, nieuwe PIM enz.) worden door Catena Company geïmplementeerd, wijzigingen aan templates kunnen door content creators gebeuren.

Schaalbaarheid: Het toevoegen van nieuwe templates en koppelingen met diverse data- en contentbronnen is eenvoudig en vereist minimale technische inspanning. Wanneer er snel moet opgeschaald worden kan Catena Company assistentie bieden in het aanleveren van nieuwe templates.

Ondersteuning en updates: DDPS wordt geleverd met doorlopende ondersteuning en regelmatige updates, zodat de software altijd up-to-date en veilig blijft, zonder onverwachte kosten.

Wat je wint met DDPS

Continuïteit: Geen kennisverlies meer als iemand vertrekt

Schaalbaarheid: Nieuwe publicaties toevoegen zonder extra complexiteit

Rust bij designers: Zij focussen opnieuw op het visuele, niet op de technische setup

Production proof garantie: De klant betaalt niet enkel voor ontwikkeling, maar ook voor continue optimalisatie en onderhoud

Voorspelbaarheid en budgetzekerheid: Klanten weten exact hoeveel ze betalen per maand/jaar, wat de budgettering vereenvoudigt. Geen verrassingen: In regie kan leiden tot onvoorziene kosten, terwijl een abonnementsmodel stabiliteit biedt.