deSingel omarmt Dynamic Data Publishing voor de creatie van het seizoensbrochure

Hoe moet je alle data continu up-to-date houden en last minute wijzigen tijdig doorvoeren? Met die vraag zat deSingel bij de opmaak van hun seizoensbrochure. Dankzij de DDPS van Catena Company konden zij deze tijdrovende en repetitieve taak omtoveren naar een efficiënte workflow.

Creatie van het seizoensbrochure: een moeizaam proces

Voor elk nieuw seizoen geeft deSingel een mooi seizoensbrochure uit. Met meer dan 250 optredens, casts tot 1.500 artiesten per jaar en wisselende bezettingen, is de realisatie van dit seizoensbrochure een waar huzarenstukje. Een massa aan digitale data moet verzameld en in een aantrekkelijk format gegoten worden door de medewerkers van de premedia afdeling. Al deze data moet bovendien continu up-to-date gehouden worden en last minute wijzigen zorgen voor tijdrovende manuele aanpassingen.

“Ik zag dat de creatie van ons seizoensbrochure een moeizaam proces was. Onze premedia mensen werkten er keihard aan, en tot hun grote frustratie slopen er toch nog fouten in. Dat proces moest veranderen.” – Pierre Van Diest, Zakelijk Leider @ deSingel

Analyse

Elk Workflow Automation project start met een grondige analyse van het huidige proces.
Welke data wordt er gebruikt? Waar bevindt die data zich? Met welke toepassingen wordt er gewerkt?
Wie communiceert met wie? Waaraan wordt het meeste tijd besteed? En hoe sluipen de fouten erin?

De programmatie van deSingel werd beheerd in Salesforce.
Als alle parameters waren ingegeven, dan werd de opdracht gegeven aan de premedia afdeling om het boekje te maken.
De teksten daarvoor werden door de programma-coördinatoren geschreven in Google Docs.

De opmaak van het seizoensbrochure gebeurde manueel in Adobe InDesign.
Daarbij werd data geknipt en geplakt van Salesforce en Google Docs naar Indesign.
Van zodra er wijzigingen moesten doorgevoerd worden, zoals een programmatie of de samenstelling van een ensemble,
dan was dat een taak voor de premedia medewerkers.

Gans het programma moest natuurlijk ook op de website gepubliceerd worden, en dat gebeurde vanuit Salesforce.
Daarom werden, na definitieve goedkeuring van het InDesign document, de teksten nogmaals manueel gekopieerd naar Salesforce.
Een link tussen Salesforce, Google Docs, InDesign en de website was er niet.

“Het copy-paste werk van Google Docs naar Adobe InDesign had de mensen van deSingel getriggerd om één en ander te automatiseren. Onze analyse bracht nog enkele verbeterpunten aan het licht en Google Docs kon helemaal geëlimineerd worden. Om het ganse proces onder controle te krijgen, stelden we een Dynamic Data Publishing oplossing voor, waarbij alle data centraal beheerd wordt in Salesforce.” – Jan Van Sprengel, Workflow Specialist @ Catena Company

Gebouw deSingel © Robbie Depuydt

Proces onder controle dankzij Dynamic Data Publishing

De kracht van een Dynamic Data Publishing oplossing schuilt in de integratie van toepassingen en de automatisatie van de dataverwerking.

deSingel gebruikt Salesforce als het centrale platform om alle data te beheren. De reden waarom er naar ‘third party’ toepassingen zoals Google Docs gegrepen wordt, is het ontbreken van een koppeling, in dit geval tussen Salesforce en Adobe InDesign. Catena Company maakte die koppeling, zodat de nodige data dor premedia rechtstreeks vanuit Salesforce kon opgehaald worden.

Om er dan verder mee aan de slag te gaan in Adobe InDesign, maakte Catena Company templates. Daarmee werd de verwerking van de geïmporteerde data geautomatiseerd. Praktische informatie, beschrijvende teksten, afbeeldingen, … Alles komt netjes op de plaats waar de premedia designer het wil.

Foutloze realisatie, in de helft van de tijd

Het seizoensbrochure wordt nu letterlijk met één druk op de knop gepubliceerd.
Salesforce is nu de enige en echte bron van alle digitale data, niet alleen voor het seizoensbrochure, maar ook als bron voor de website.
Correcties en wijzigingen gebeuren nu aan de bron in Salesforce, en niet meer op de premedia afdeling.
Zo blijft het seizoensbrochure op elk moment up-to-date met de laatste actuele informatie.

De koppeling tussen Salesforce en Adobe InDesign is meer dan een koppeling tussen twee toepassingen.
Het zorgt ook voor een betere samenwerking tussen administratie en premedia.
Medewerkers van beide afdelingen kunnen zich weer helemaal toespitsen op de taken waar ze goed in zijn.

“Vroeger waren we op premedia heel veel bezig met inhoudelijke correcties. Die administratieve taken bezorgden tamelijk wat stress. We zijn zeer tevreden dat we ons met premedia terug kunnen concentreren op de layout en de realisatie van een mooi seizoensbrochure.” – Patrick Florin, Premedia @ deSingel

“De tijdswinst bij premedia is ronduit indrukwekkend. Het seizoensbrochure wordt nu in minder dan de helft van de tijd gerealiseerd. Door de centralisatie van de data en de verregaande integratie, ook naar de website toe, zie ik ook bij de administratie opmerkelijke tijdswinsten. En vooral, ik zie dat medewerkers op beide afdelingen met veel goesting samenwerken.” – Pierre Van Diest, Zakelijke Leider @ deSingel