Als brandowner, merkbewaker of MARCOM-manager beschik je vaak over gigantische archieven. Krantenknipsels uit vervlogen tijden? Ja die vormen soms nog wel eens een dankbare bron van herbruikbare mediacontent. Zo werd Catena Company onlangs gevraagd om een archief van 16.000 (!) krantenknipsels toegankelijker te maken.
16.000 krantenknipsels
Gelukkig lagen die krantenknipsels niet willekeurig opgestapeld in bananendozen, maar ze dateerden wel van voor de tijd dat kranten digitaal werden aangeboden. IJverige medewerkers hadden al die artikelen ooit ingescand. Digitalisering noemde men dat toen. Ze deden zelfs hun best om elke PDF een zinnige bestandsnaam te geven volgens een vaste structuur, met de publicatiedatum en het onderwerp erin verwerkt.
Wie zoekt, die vindt niet (en zoekt niet verder)
Helaas, het digitale archief was zodanig groot geworden dat er niets meer vindbaar was. Dat had twee nadelen. Ten eerste wisten alle marketingmedewerkers dat het een onmogelijke job was om een relevant artikel te vinden, dus begonnen ze er ook niet meer aan. Het uitgebreide archief werd niet benut. Spijtig, want er zat veel waardevolle content in, die gemakkelijk opnieuw gebruikt kon worden. Ten tweede, die enkele verwoede pogingen om dat ene artikel waarvan iemand het bestaan kende toch terug te vinden, die werden bestraft met veel tijdverlies. Zo kon het niet verder. Maar het archief kon toch niet zomaar opgegeven worden?
Nu kenden de marketingmedewerkers OCR wel, de technologie om tekst in PDF’s te herkennen, maar hoe moesten zij daaraan beginnen? Alle papieren krantenknipsels opnieuw manueel inscannen? Nee toch? Gelukkig zocht en vond het team een oplossing bij Catena Company, en een DAM-systeem.
Open Sesame… daar is DAM
Een Digital Asset Management systeem (DAM) centraliseert alle digital assets en vereenvoudigt het beheer en het gebruik ervan. Wat specifiek leuk is aan moderne DAM-platformen is de toegankelijkheid via API’s. Dat maakt integraties met andere applicaties mogelijk en laat toe om oplossingen op maat te programmeren, zonder dat daar gigantische licentiekosten aan verbonden zijn. Hier wisten onze techneuten wel raad mee.
Via een externe applicatie werden de PDF’s via de API gedownload, aangeboden aan een online OCR-dienst van Adobe en nadien teruggeplaatst als een extra versie in de DAM.
Het gigantische archief opende zich als de grot van Ali Baba. Alle artikelen waren plots doorzoekbaar, een schatkist voor content designers, marketeers en storytellers, die de artikelen uit de oude doos nu gretig gebruiken in hun marketingcommunicatie en content supply chain. Het bedrijf bespaart hiermee veel zoektijd en dus kosten, maar vooral wordt er meer waarde gecreëerd dankzij de schat aan digital content.
Eddy Smets
Win the
battle of the brands
Start met visuele content automation
