Laatste update: 20/11/2024
Een technische fiche met productspecificaties aanmaken is geen rocket science. Maar: als de data niet goed beheerd wordt, dan kan het wel eens een vervelende klus worden. Zo’n technische fiche bevat heel wat informatie, en die is niet altijd centraal toegankelijk.
De uitdaging: verschillende bronnen en verouderde data
De cijfermatige, technische eigenschappen van een product worden bepaald door ingenieurs en technici van R&D. Een korte, aantrekkelijke productbeschrijving vloeit vlotter uit de pen van een marketingmedewerker. Richtlijnen met betrekking tot veiligheid, milieu en gezondheid moeten we dan weer gaan zoeken bij legal. Die richtlijnen kunnen bovendien nog sterk verschillen van land tot land. En dan zijn er natuurlijk nog de graphics, afbeeldingen en branding guidelines. Wie een mooie technische fiche wil maken, moet de mosterd bij verschillende afdelingen en uit diverse databases halen.
Bijkomend issue: in veel van die databases is vaak tegenstrijdige, verouderde of ronduit foutieve data opgeslagen. Wie in het verleden bijvoorbeeld alle data voor de aanmaak van een technische fiche bijeenzocht, bewaarde die misschien lokaal in een mapje of op Google Docs, alle nodige input schijnbaar mooi op 1 plek. Productspecificaties veranderen echter, net als wetgevingen en gebruiksrichtlijnen. Als er een update van de fiche nodig is, dan moeten alle gegevens weer opnieuw gecheckt worden. Oei, en waar staan die ook weer centraal? Zeker dat dit de laatste versie is? De oplossing voor jouw vragen: centraliseren en automatiseren.
Oplossing 1: Dynamic Data Publishing Suite (DDPS)
Versnipperde data in niet-geïntegreerde systemen is een bekend probleem. Om dat op te lossen is er – in tegenstelling tot wat velen denken – geen dure systeemintegratie nodig die al je operationele processen overhoophaalt.
De Dynamic Data Publishing Suite (DDPS) haalt de input daar waar die beheerd wordt en digitaliseert het publicatieproces. DDPS kan informatie ophalen uit CRM, ERP, DAM, PIM en nog veel meer systemen, maar evengoed uit eenvoudige Excel-bestanden of Google Docs. DDPS vindt dus zijn weg in een kluwen van data en databases. Aanpassingen in de databases zelf zijn daar niet voor nodig. Een stapsgewijze integratie van de technologie stack is perfect mogelijk nadat je DDPS in gebruik genomen hebt. Er is dus helemaal geen grote investering nodig.
Zodra DDPS alle data verzameld heeft, wordt de technische fiche aangemaakt op basis van een InDesign-template. Die templates kunnen automatisch gegenereerd worden, bijvoorbeeld in verschillende talen of conform de vereisten in specifieke landen. Het resultaat is een stapel mooie technische fiches op maat van de klanten die je ermee wil bereiken – zonder frustraties en in no time aangemaakt. Die kunnen rechtstreeks geëxporteerd worden naar de gebruikers, bijvoorbeeld sales reps en vertegenwoordigers. De technische fiche kan bovendien door DDPS automatisch in PDF bij het bijbehorende product op de website worden geplaatst. Zo ben je zeker dat klanten altijd de recente, up-to-date versie downloaden of raadplegen.
Oplossing 2: Product Information Management (PIM)
DDPS bevat de core technologie om op een zeer flexibele manier de publicatie van technische fiches te digitaliseren. Een zeer waardevolle aanvulling is een Product Information Management of PIM-systeem als bron van je productspecificaties. Zeker voor productiebedrijven met een uitgebreid productportfolio is een PIM een no-brainer. Zie het als een mogelijke ‘centrale database’ onder DDPS. Een PIM-systeem vereenvoudigt de publicatie van gedrukte documenten (PIM2PRINT) en is een absoluut noodzakelijke schakel in e-commerce applicaties.
Oplossing 3: Digital Asset Management (DAM)
Welnu: creëren en beheren is één zaak, maar hoe krijg je die technische fiches consistent en doelgericht daar waar ze moeten zijn? DDPS en PIM worden nog krachtiger in combinatie met een Digital Asset Management (DAM) voor een optimale content supply chain, zodat je boodschappen gepersonaliseerd en consistent de wereld in gaan. Van creatie tot distributie en consumptie… DAM-technologie brengt rust én commercieel voordeel.
De publicatie van technische fiches digitaliseren kan perfect stapsgewijs. Met de DDPS als core technologie maak je er een integratie van die zo snel of zo traag verloopt als je zelf wil. Zo gun je de gebruikers de kans om mee te groeien en zich te bevrijden van saaie, repetitieve taken. Een PIM integreert de technologie stack verder en biedt perspectief richting e-commerce. En om de content supply chain motor volledig geautomatiseerd te laten verlopen, is DAM je centrale platform.
Dennis Martens
Win the
battle of the brands
Start met visuele content automation
