Renotec automatiseert offerteproces in Adobe InDesign

Het offerteproces van Renotec werd aanvankelijk volledig in Word uitgevoerd. De verschillende bronnen werden manueel samengevoegd, een proces dat ze graag wilden automatiseren. Ontdek hoe Renotec efficiënt mooi opgemaakte offertes produceerde.

Renotec restaureert en renoveert gebouwen, monumenten en kunstwerken.
Dat doen ze met ambachtelijke kennis en innovatieve technieken.
Alle medewerkers zijn gespecialiseerde vakmensen.
Hun talent, veiligheid en welzijn zijn de bouwstenen van elk project.

800 medewerkers, 120 projectleiders, 32 jaar ervaring, … De cijfers liegen er niet om.
Renotec Group is een grote onderneming met een indrukwekkend projectenportfolio.
Altijd en overal kiest Renotec voor kwaliteit en efficiëntie.
Voor de automatisatie van creatieve en administratieve processen werkt Renotec al jarenlang samen met Catena Company.

Complexe offertedossiers

De aanbesteding van grote renovatiewerken gebeurt typisch via openbare tenders. Daarin wordt dikwijls heel veel informatie opgevraagd. Er moet niet enkel een prijsopgave gemaakt worden. Er dienen ook technische fiches van de gebruikte materialen ingevoegd te worden, allerlei certificaten, CV’s van medewerkers, informatie over de begeleidende architect en de werfleiders, etc. Je begrijpt dat een offerte een lijvig dossier vormt, waarin documenten en informatie vanuit verschillende bronnen en in verschillende formaten samengevoegd worden.

Daarbij komt dat Renotec haar offertes zo aantrekkelijk mogelijk wil maken in de eigen huisstijl. Een offerte met een mooie opmaak, waarin alle informatie snel en transparant te vinden is, zal sneller weerhouden worden dan een saai en moeilijk leesbaar dossier.

Van Word naar InDesign

Het offerteproces werd aanvankelijk volledig in Word uitgevoerd. De verschillende bronnen werden manueel samengevoegd, een proces dat Christine Engels, Calculator Renotec, wou automatiseren. Renotec kon kiezen voor Word, wat een zuiver administratieve oplossing zou zijn. Dit programma zou de documenten echter niet de gewenste uitstraling geven.

Dat er in Adobe InDesign creatief gewerkt kan worden om aantrekkelijke documenten te maken, wisten ze bij Renotec al. In verschillende processen (zoals bijvoorbeeld de documentatie van glas in lood herstellingen) werd al gebruik gemaakt van InDesign. Het gebruik van InDesign in een meer administratieve context was nieuw voor Renotec, maar Christine was snel overtuigd dat InDesign de way to go.

“De automatisering van ons offerteproces was een project van beperkte omvang, maar het leverde ons in verhouding grote winsten op. Aanvankelijk dachten we vooral aan de voor de hand liggende zaken zoals tijdwinst en minder fouten. Dat ons documentbeheer meer gecentraliseerd werd en we dankzij het gebruik van InDesign onze offertes wel heel aantrekkelijk konden maken, zijn extraatjes waar we heel tevreden mee zijn.” – Christine Engels, Calculator @ Renotec

Automatisch verzamelen van input en documentgeneratie

Het grote voordeel van InDesign – en bij uitbreiding alle Adobe programma’s – is dat er met een goede scripting veel geautomatiseerd kan worden. En laat dat nu net de troef van Catena Company zijn. Er werd een script geschreven dat alle nodige documenten in de gewenste volgorde ophaalt en er een mooi document mee genereert.

In een drop–down lijst kiest de gebruiker welke documenten er in het dossier opgenomen moeten worden en eenmaal het dossier compleet is, wordt er automatisch een inhoudsopgave gemaakt. Indien gewenst kan de opmaak en de inhoud alsnog manuaal aangepast worden, maar de generatie van het InDesign document neemt slechts enkele seconden in beslag. Daarna kan het eenvoudig naar een PDF geëxporteerd worden.

Een gestroomlijnd en efficiënt proces

Dat deze automatisatie resulteerde in een grote tijdswinst, spreekt voor zich. De automatisatie van het proces, stroomlijnde dat proces ook.
De input documenten worden nu centraal beheerd. Dat is niet enkel een voordeel voor de medewerkers die offertes moeten maken,
maar voor iedereen die deze documenten nodig heeft. Verder sluipen er ook veel minder fouten in de offertes.
Om sneller te werken werd er vroeger dikwijls van een andere offerte vertrokken,
uiteraard met het risico op de overname van irrelevante of foutieve informatie.
De wildgroei van verschillende versies van offertes en
het gebruik van verouderde templates is definitief verleden tijd.