All Sport gaat van mappenchaos naar gestroomlijnde perfectie

All Sport worstelde met een chaotisch bestandssysteem waarin duizenden assets handmatig beheerd moesten worden, wat leidde tot tijdverlies en fouten. Met de implementatie van een op maat gemaakt Digital Asset Management (DAM)-systeem kreeg het team controle over hun marketingassets. Automatische rechtenbeheer, efficiënte zoekfuncties en gepersonaliseerde toegang zorgden voor een gestroomlijnde workflow, waardoor All Sport tijd...

All Sport, een familiebedrijf met een indrukwekkende geschiedenis sinds de jaren 70, staat bekend om het verdelen van premium merken zoals Speedo, Nike, Jordan en sinds kort Dakine.

Hun missie? Deze topmerken succesvol lanceren in de Europese markt, met een persoonlijke en klantgerichte aanpak. Maar achter de schermen had het team van All Sport moeite om de groeiende berg digitale assets in goede banen te leiden.

Een wirwar van bestanden, mappen en processen vertraagde niet alleen hun dagelijkse werking, maar dreigde ook de klanttevredenheid aan te tasten. Ze wisten dat er iets moest veranderen.

De realiteit bij All Sport vóór Catena Company

Mappenchaos: SharePoint met mappenstructuren met daarin nog eens afzonderlijke mappen voor high- en low-res afbeeldingen, elk met hun eigen versie en formaat.
Handmatig aanpassen: Klanten hadden vaak specifieke formaten en vereisten, wat resulteerde in eindeloos converteren en extra mappen.
Gebrek aan controle: Portretrechten en vervaldatums werden niet goed bijgehouden, met risico’s op juridische problemen.
Tijdverspilling: Het zoeken naar de juiste assets op referentienummers was inefficiënt, en daarnaast raakten de servers overvol met dubbele, zelfs 3-4-dubbele assets.
Versnipperde bestanden: Gigabytes aan foto’s en productinformatie verspreid over SharePoint, dubbele (of driedubbele) mappenstructuren en afzonderlijke mappen voor high- en low-res afbeeldingen.

Meer controle over hun marketingassets

De oplossing kwam in de vorm van een krachtige samenwerking met Catena Company en Bynder, een Digital Asset Management (DAM)-systeem dat speciaal werd afgestemd op de behoeften van All Sport.

Wat verandert?

Gepersonaliseerde toegang: Elke dealer kreeg een gepersonaliseerde login, waardoor klanten alleen de assets zagen die voor hen relevant waren. Speedo verdelers zien dus enkel de assets van Speedo.
Portretrechtenbeheer: Dankzij automatische vervaldatums en een downloadbevestiging blijft All Sport juridisch beschermd en worden er geen assets gebruikt van oude of nog ongereleaste collecties.
Bulk-oplossingen: Catena Company ontwikkelde een tool om eenvoudig links en andere data in bulk te exporteren, wat All Sport enorm veel tijd bespaarde.

“We zijn helemaal tevreden. Ons eerste doel – assets beschikbaar maken voor klanten – is volledig bereikt. En we zien al zoveel nieuwe mogelijkheden.” – Cathy Koopmans, Marketing Executive @ All Sport

Een wereld van verschil

Drie maanden intensief samenwerken, met wekelijkse sessies en trainingen, zorgde ervoor dat het systeem perfect aansloot bij de noden en wensen van All Sport.

Sinds de implementatie van Bynder ervaren ze bij All Sport een wereld van verschil:

Tijdswinst: Het vinden en beheren van assets gaat nu veel sneller, met een intuïtieve navigatie.
Efficiëntie: Geen losse bestanden of seizoensmappen meer – alles staat op één plek.
Betere samenwerking: Collega’s werken zelfstandig in Bynder, zonder constant om hulp te vragen.
Schaalbaarheid: Het systeem biedt ruimte voor toekomstige groei, zoals het beheren van marketingtools en interne communicatie.

“We zijn eindelijk verlost van de chaos. Het vinden van assets en productinfo is nu zó eenvoudig. En het beste? Onze klanten merken het verschil.” – Cathy Koopmans, Marketing Executive @ All Sport

Herken je deze uitdagingen?

Overvolle servers en urenlang zoeken naar bestanden.
Klanten die specifieke eisen hebben, terwijl je team vastloopt in handmatig werk.
Fouten in rechtenbeheer die risico’s opleveren.

Dat kan anders. Net zoals we voor All Sport deden, kunnen wij ook jouw digitale chaos transformeren in een gestroomlijnd systeem dat je tijd en zorgen bespaart. Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen.