Automatisering van Declaration of Performance docs & meer bij Soudal

1750 documenten in 27 verschillende talen, wat een onmogelijke taak leek is nu een opportuniteit voor Soudal dankzij de DDP Suite. Door hun geïntegreerde stack kunnen ze naast hun DOP-fiches, ook hun technische fiches en labels automatiseren. Het resultaat? Betere internationalisering van hun aanbod, minder kans op fouten en een consistente branding.

In de bouwsector moet je voor de meeste producten die in de EU en de UK op de markt komen een Declaration of Performance voorleggen.
Zo’n DOP-document bevat informatie over de productprestaties en moet voldoen aan wettelijke bepalingen.

Soudal is een bedrijf dat hiermee te maken heeft.
Zij staan in voor de creatie, de publicatie en het beheer van circa 1750 documenten in 27 verschillende talen!
En dan spreken we enkel over DOP-documenten.
Ontdek hier hoe zij hun content supply chain flow op orde kregen.

1750 documenten in 27 verschillende talen

Vroeger werden DOP-documenten bij Soudal handmatig in Word opgesteld – een tijdrovend en foutgevoelig proces. Met de groeiende hoeveelheid producten in steeds meer landen werd het al snel een complexe klus.

De oplossing? Verdere digitalisering, die een hoop werk kan besparen. Hoewel digitalisering uitdagingen met zich meebrengt, biedt de vaste structuur van DOP-documenten juist kansen. Dankzij strikte regels en het gebruik van templates kan productinformatie eenvoudig via tabellen worden ingevoerd. Maar het automatiseren van dit proces is slechts de helft van het verhaal; het verzamelen van de juiste input en het exporteren van foutloze documenten is minstens zo belangrijk.

Geïntegreerde technologie stack

De Dynamic Data Publishing Suite (DDPS) vormt nu voortaan het hart van hun digitalisering. Die zorgt ervoor dat de InDesign-templates gevuld worden met data uit de technologie stack om DOP-documenten te genereren die vervolgens automatisch gepubliceerd worden.

Het PIM of Product Informatie Management systeem organiseert en beheert de gigantische pool van data en synchroniseert die met andere toepassingen in de technologie stack. Wanneer een specificatie van een product verandert, dan wordt die aanpassing onmiddellijk in het PIM opgeslagen en zal er automatisch een nieuwe DOP voor dat product gepubliceerd worden. DDPS zorgt er vervolgens voor dat dit document op de juiste plaats terechtkomt, bijvoorbeeld via het Content Management System (CMS) op de website, in het Digital Asset Management (DAM) of via e-mail bij de juiste personen.

DDPS neemt het lastige werk uit handen, terwijl een goed geïntegreerde PIM binnen de technologie stack zorgt voor de nauwkeurigheid van alle informatie.

Meer dan DOP-documenten

Soudal ontdekte tijdens de samenwerking met Catena Company enkele waardevolle best practices en gebruikt nu ook DDPS voor andere publicaties. Technische fiches en labels voor hun bekende kokers worden volledig automatisch gegenereerd, dankzij de naadloze integratie van Catena Company in hun volledige MarCom-technologie stack.

De integratie van nieuwe technologie wordt vaak te lang uitgesteld door bedrijven, vanwege de kosten/batenafweging. Logisch, want we hebben van nature een weerstand tegen het verstoren van bestaande processen, zelfs als die traag en foutgevoelig zijn. Bovendien probeert elk team vaak op zichzelf problemen op te lossen, waardoor de bottleneck gewoon naar een andere afdeling verschuift.

Integratie van de technologie stack is daarom een absolute must. Dat is onvermijdelijk voor grote organisaties, maar rendeert ook voor kleinere KMO’s. Elk bedrijf moet tegenwoordig tal van publicaties beheren, zowel voor administratieve als marketing- & salesdoeleinden.