18 september 2023

De belangrijkste verschillen tussen DAM en SharePoint

Joska Fleerackers

Marketeer bij Catena Company

Terwijl een moderne DAM gespecialiseerd is in het beheer van digitale assets en creatieve content. Is SharePoint eerder ontwikkeld voor contentbeheer, samenwerkings- en bedrijfsprocessen. Beide kunnen waardevolle tools zijn voor organisaties, afhankelijk van de specifieke behoeften en doelstellingen. Toch worden de twee vaak door elkaar gehaald. Weet jij niet welk platform het beste bij jou past? Wij leggen kort de grootste verschillen uit.

Integratiemogelijkheden

DAM:

Moderne DAM-technologie biedt integraties met veelgebruikte creatieve tools zoals Adobe InDesign en Adobe Illustrator. Hierdoor kunnen grafische vormgevers makkelijk assets plaatsen binnen hun project.
Het kan worden geïntegreerd met contentmanagementsystemen (CMS) voor het direct publiceren van digitale assets op websites. Dit verbetert je SEO en versnelt de laadsnelheid van de website.
Er is ook een integratie mogelijk met e-commerceplatforms, waardoor het eenvoudiger wordt om productafbeeldingen te beheren en te publiceren.

SharePoint:

SharePoint heeft integraties met andere Microsoft-producten zoals Microsoft Teams, Outlook en Microsoft Access. Dit maakt het een goede keuze voor organisaties die al gebruikmaken van de volledige Microsoft-toolset.
Aangepaste integraties zijn mogelijk, hiermee kan je specifieke workflows en automatiseringen ontwikkelen.

Afgeleiden

DAM beschikt over automatische afgeleiden (derivatives) waarmee je bijvoorbeeld automatisch thumbnails of aangepaste formaten van afbeeldingen kunt genereren op basis van de originele assets. Deze kan je bij het implementeren van je DAM-systeem vastleggen. Een enorme tijdsbesparing! Geautoriseerde gebruikers kunnen aangepaste focuspunten instellen voor belangrijke delen van afbeeldingen, waardoor het belangrijkste onderdeel altijd in beeld is.

Afgeleiden maken op SharePoint is haalbaar, maar dit vereist doorgaans meer aangepaste ontwikkeling. Je kan bijvoorbeeld aangepaste workflows bouwen om afgeleiden te genereren op basis van specifieke vereisten, maar dit vraagt de nodige technische expertise.

Zoekfuncties binnen je assets

DAM:

DAM heeft een intuïtieve interface waarmee gebruikers gemakkelijk kunnen zoeken naar digitale assets op basis van trefwoorden, metadata en taxonomie.
Het verschaft geavanceerde zoekfilters en -opties, waaronder het filteren op datum, bestandstype en meer.
Je kan in een zoekbalk zoeken naar een specifiek woord. Aan de hand van metadata en taxonomie zullen gerelateerde assets verschijnen.
Moderne DAM-technologie maakt gebruik van automatische tagging en categorisering van assets op basis van metadata en artificiële intelligentie (AI), wat helpt bij het vinden van relevante assets.

SharePoint:

SharePoint bestaat ook uit krachtige zoekmogelijkheden, met een zoekbalk bovenaan de pagina waarmee gebruikers snel kunnen zoeken naar documenten, pagina’s en andere content.
Net zoals een moderne DAM-systeem heeft SharePoint uitgebreide zoekfilters en -opties, zodat gebruikers zoekopdrachten kunnen verfijnen op basis van verschillende criteria, zoals bestandstype, auteur en datum.
SharePoint maakt gebruik van Microsoft Search, dat de zoekervaring verbetert door contextuele inzichten te bieden en zoekresultaten te personaliseren op basis van de gebruikersactiviteit.
Het kan worden geïntegreerd met Microsoft Graph om diepere inzichten in content en gebruikersgedrag te bieden, waardoor de zoekervaring nog krachtiger wordt.

Consistent gebruik van huisstijl

DAM:

Digitale templates op DAM zijn geschikt voor het beheren van digitale assets, waaronder merkelementen zoals logo’s, afbeeldingen en sjablonen. Dit maakt het gemakkelijk voor gebruikers om toegang te krijgen tot deze materialen op één centrale plaats.
Een DAM-systeem heeft verschillende functies om merkrichtlijnen in te stellen, waardoor alle content die gemaakt wordt consistent de huisstijl gebruikt.
DAM-platformen bieden sjablonen en automatisering voor marketingmateriaal aan, wat het creëren van merkconforme content versnelt.
Een moderne DAM ondersteunt goedkeuringsworkflows om ervoor te zorgen dat merkmateriaal en marketingcontent pas na goedkeuring kan worden gepubliceerd, wat het gebruik van de huisstijl extra beveiligt.
DAM-platformen maken het eenvoudiger om merkmateriaal te delen met interne en externe stakeholders, en biedt controle over wie toegang heeft tot welke assets.
Het platform voorziet geavanceerd versiebeheer voor merkelementen zoals logo’s en lettertypen, waardoor ze altijd up-to-date zijn. Gebruikers worden op de hoogte gebracht van updates, wat zorgt voor een consistente merkervaring.

SharePoint:

SharePoint kan worden geconfigureerd om merkelementen op te slaan, maar het is eerder een breder platform voor contentbeheer.
Er is enige flexibiliteit bij het instellen van merkrichtlijnen, maar het vereist aangepaste configuratie en ontwikkeling om vergelijkbare automatisering en begeleiding te bieden als DAM.
SharePoint ondersteunt aangepaste sjablonen en automatisering, maar het vraagt vaak meer ontwikkelingen om vergelijkbare out-of-the-box mogelijkheden te bereiken als DAM.
Ook goedkeuringsworkflows zijn te vinden bij SharePoint, maar de configuratie ervan is complexer dan in DAM.
SharePoint maakt het mogelijk om content te delen, maar deze keuze varieert op basis van de specifieke configuratie en beveiligingsinstellingen van de organisatie.
SharePoint faciliteert versiebeheer voor documenten en bestanden, maar legt minder nadruk op strikt versiebeheer voor merkelementen. Organisaties moeten hier rekening mee houden bij het waarborgen van hun merkconsistentie.

Gebruiksvriendelijkheid

DAM:

Bynder staat bekend om zijn intuïtieve en gebruiksvriendelijke interface.
Er verschijnen kleine visuele thumbnails die je eenvoudig kunt overlopen. Het zoeken op een moderne DAM kan vergeleken worden met online shoppen.
Het platform is specifiek ontworpen voor het beheer van digitale assets en creatieve content. Dit betekent dat de interface en de functionaliteiten zijn afgestemd op deze specifieke taken, wat de gebruikerservaring vaak eenvoudiger maakt voor mensen die betrokken zijn bij marketing en design.
Moderne DAM-technologie bestaat uit geavanceerde zoek- en filtermogelijkheden die zijn geoptimaliseerd voor het snel terugvinden van digitale assets.
Voor merkgerelateerd materiaal zijn er sjablonen, wat het proces van het maken van merkconforme content vereenvoudigt.
Statistieken kunnen helpen bij het identificeren van assets die niet meer in gebruik zijn, waardoor gebruikers ze kunnen archiveren of de rechten ervan kunnen intrekken en de mensen die het gedownload hebben op de hoogte kunnen brengen.
DAM beschikt over uitgebreide ondersteuning met een toegewijd klantenserviceteam, trainingsopties, regelmatige onderhouds- en updatecycli, en een levendige online community en kennisbank.

SharePoint:

SharePoint is een veelzijdiger platform met een breed scala aan functionaliteiten, waaronder documentbeheer, samenwerkingstools en bedrijfsprocessen. Dit betekent dat de interface soms complexer kan zijn, vooral voor nieuwe gebruikers die niet bekend zijn met SharePoint.
SharePoint kan sterk worden aangepast aan de behoeften van een organisatie, maar dit vereist vaak meer technische expertise en configuratie. De mate van gebruiksvriendelijkheid varieert volgens de configuratie en aanpassingen binnen SharePoint.
Binnen SharePoint zijn er krachtige zoekfuncties, maar de gebruikservaring varieert op basis van de zoekconfiguratie en de complexiteit van de content die wordt beheerd.
SharePoint wordt ondersteund via het Microsoft-ecosysteem, inclusief Microsoft-ondersteuning, uitgebreide documentatie en trainingsopties, regelmatige upgrades en beveiligingsupdates, en de beschikbaarheid van Microsoft-partners voor aanvullende ondersteuning en diensten.

Kies voor DAM

Als het beheren van digitale assets, zoals afbeeldingen, video’s en marketingmateriaal, een belangrijk aandachtspunt is voor je organisatie.
Als je vaak werkt met Adobe Creative Cloud-tools.
Als merkconsistentie key is binnen je organisatie.
Als je team snel overweg moet kunnen met een nieuw platform.

Kies voor SharePoint

Als de focus van je organisatie meer ligt op documentbeheer, samenwerkingstools en procesautomatisering.
Als je organisatie al vertrouwt op Microsoft-producten zoals Office 365, Teams en Outlook.
Als je de nodige technische expertise in huis hebt om zelf te configureren en te ontwikkelen.

In sommige gevallen is het zinvol om beide platforms te gebruiken. Bynder voor gespecialiseerd DAM-beheer en SharePoint voor bredere contentmanagement- en samenwerkingsbehoeften. Het belangrijkste is om je specifieke behoeften en doelstellingen zorgvuldig te evalueren voordat je een beslissing neemt tussen DAM en SharePoint.