18 maart 2024

Lannoo migreert bijna een miljoen assets naar nieuw DAM-systeem

Joska Fleerackers

Marketeer bij Catena Company

Lannoo is de grootste Belgische uitgeverij met een rijke geschiedenis die teruggaat tot 1909. Het bedrijf staat bekend om zijn breed scala aan publicaties, variërend van algemene non-fictie tot toerisme en van kookboeken tot wetenschappelijke werken. Het geniet een uitstekende reputatie voor kwaliteit en invloed op de culturele en literaire wereld in België en Nederland. Met een groot assortiment dat blijft groeien, is het van cruciaal belang om te werken met een DAM-systeem. Zo kan Lannoo haar content sneller publiceren en gemakkelijker aanpassen voor de verschillende distributiekanalen, waaronder gedrukte publicaties, e-books en online platforms.

Hiervoor kwam Lannoo bij Catena Company aankloppen.

Werken met een verouderd systeem

Voorafgaand aan de migratie naar een moderne DAM, werkte Lannoo met een verouderd systeem dat had aangekondigd verdere ontwikkelingen te zullen stoppen. Werken met een technologie die niet mee evolueert met de laatste ontwikkelingen zorgt voor verschillende nadelen: beperkte functionaliteit, beveiligingsrisico’s, een afnemend gebruiksgemak en beperkte of geen ondersteuning.

Een onbegonnen werk

De grootste uitdaging lag in het migreren van bijna een miljoen assets, een taak die voor velen onoverkomelijk lijkt.

De bestaande metadata van hun vorig DAM-systeem werd naadloos overgezet naar de juiste taxonomie in het nieuwe DAM-platform en dit volledig geautomatiseerd. Op deze manier verliep de migratie van de assets vlot en zonder problemen. In slechts twee maanden tijd werden al hun assets overgezet naar hun nieuw DAM-systeem.

Om er zeker van te zijn dat geen enkele asset werd vergeten, werd aan het eind van de migratie een delta-overdracht uitgevoerd. Hierbij werden de ontbrekende elementen vanuit het verouderde DAM-systeem naar het nieuwe DAM-platform geïmplementeerd. Momenteel maakt Lannoo gebruik van een indrukwekkende opslagruimte van 16 terabytes. Cijfers om ‘U’ tegen te zeggen.

Een snelle samenwerking met externe e-commerce platformen

Het voordeel van nieuwe, moderne technologie, is de mogelijkheid om deze te integreren met andere technologie-stacks dankzij de gebruiksvriendelijke API van Bynder. Op deze manier worden manueel repetitieve taken geautomatiseerd. Deze tijdbesparing is sinds de ingebruikname een feit.

Toevoegen van nieuwe assets in de DAM gebeurt nu veel sneller. Zodra de API nieuwe assets detecteert in de directory, worden deze automatisch overgebracht naar het DAM-systeem. Hierbij worden ook vooraf gedefinieerde metagegevens (informatie die aan de assets is gekoppeld, zoals titels, beschrijvingen, tags enzovoort) aan de assets toegevoegd.

Toevoegen van metadata gebeurt automatisch met gegevens uit Microsoft Dynamics NAV. Door de integratie met Microsoft Dynamics NAV is enkel het ISBN-nummer van een boek nodig om automatisch andere metadata toe te voegen zoals de titel, de auteur en beschrijvingen. Deze belangrijke informatie dient zo maar op één plaats bijgehouden en aangepast te worden.

Automatisch worden gegevens uitgewisseld met e-commerce platformen van derden. ONIX is een standaard voor het delen van gestructureerde informatie over boeken en publicaties. Het wordt veel gebruikt in de uitgeversindustrie om boekgegevens, zoals titels, auteurs, prijzen en beschrijvingen op een gestandaardiseerde manier te organiseren en uit te wisselen. Dit helpt boekverkopers, bibliotheken en online boekwinkels om gemakkelijk en consistent boekinformatie te ontvangen en te delen. Voor Lannoo betekent dit concreet dat de cover, backcover, flaptekst en inkijkpagina van een boek vanuit de DAM ook beschikbaar zijn op externe platformen zoals Bol.com en Fnac.

Lannoo moet zich geen zorgen meer maken over de uniformiteit van de beelden die door externe partners worden gebruikt, omdat ze nu altijd up-to-date en volledig onder hun controle zijn.