10 handige tips bij het automatiseren van repetitieve taken

Wie vaak repetitieve handelingen moet uitvoeren, weet dat mits het gebruik van de juiste oplossingen heel wat taken te automatiseren zijn. Hierdoor kan je enorme tijdswinst boeken, alsook flink wat kosten besparen. 

Wie al enkele decennia probeert oplossingen te zoeken om automatisch taken te laten uitvoeren zal misschien ooit zelf begonnen zijn met huis-tuin-en-keuken oplossingen zoals “Quickkeys” of “AutoIT” om schermhandelingen vast te leggen en uit te voeren. De zeer toegankelijke manier om de productiviteit te verhogen was echter ook de achilleshiel en zorgde vaak voor de nodige problemen.

Nu, vele jaren later, heeft automatisatie voldoende maturiteit gekregen in de vorm van robuuste server oplossingen die in schril contrast staan met de ooit zo populaire client-side tooltjes. Verschillende krachtige instrumenten staan ter beschikking voor al wie stappen wil ondernemen om handelingen automatische uit te voeren. Eén van die oplossingen is Enfocus Switch, een solide toepassing die na 15 jaar niet langer zijn troeven hoeft te bewijzen.

Wat is Enfocus Switch?

Enfocus Switch is een modulaire workflow oplossing die het toelaat repetitieve taken snel en automatisch uit te voeren. Het opzetten van een automatisatie gebeurt in een intuïtieve en gebruiksvriendelijke applicatie. Door middel van verschillende bouwstenen wordt een workflow samengesteld. Door de eenvoud van configuratie, is het steeds mogelijk snel een reeds bestaande flow aan te passen of verder uit te bouwen.

De installatie gebeurt ontzettend snel en na enkele minuten kan je aan de slag. Het uitvoeren van een complexe setup of installatie van database omgevingen is niet aan de orde. Voor zowel beginners als ervaringsdeskundigen biedt de zeer toegankelijke interface voldoende mogelijkheden om snel aan de slag te gaan. Vaak is na een training van enkele dagen voldoende kennis aanwezig. Al dan niet onder begeleiding van een reseller kunnen snel resultaten geboekt worden. Echter, vaak worden er toch belangrijke aandachtspunten over het hoofd gezien die een belangrijke impact kunnen hebben.

Graag geven we daarom deze 10 handige tips mee:

1. Orden je flows

Een flow bestaat uit verschillende ‘flow elementen’, individuele stappen die taken op zich nemen en die met elkaar verbonden kunnen worden. Belangrijk is dat je je workflow bouwt waarbij je de elementen plaatst in een logische volgorde, bij voorkeur in max. 2 richtingen. B.v. van links naar rechts en van boven naar onder. Flows die in alle richten worden uitgewerkt met overlappende verbindingen worden al heel snel heel onduidelijk en zorgen voor onnodige complexiteit. Voorzie ook voldoende ruimte tussen de flow elementen wat de leesbaarheid ten goede komt.

2. Gebruik logische namen

Logische namen kunnen heel wat onduidelijkheid voorkomen. Geef niet alleen je flow, maar ook je flow elementen en verbindingen logische namen. Ook dit verhoogt de leesbaarheid van je flow.

3. Gebruik ‘Recycle bins’

Eén van de krachtige flow element types is de ‘Recycle bin’. Dit element kan niet alleen bestanden automatisch wissen, maar ook voor een tijdelijke backup zorgen op verschillende plaatsen in je flow. Wil je weten welke bestanden op een bepaalde plaatst in je flow zijn verwerkt de laatste 72 uur? Dan voeg je een ‘Recycle bin’ toe met als optie om de bestanden voor deze duur op die plaats te bewaren.

4. Error handling

Een flow kan verschillende taken achter elkaar op zich nemen. Wie een flow bouwt, houd vaak rekening met het optimale scenario: Ik krijg ‘dit’ type bestanden, en er moet ‘dat’ mee gebeuren. Maar dan wordt de flow in productie genomen en al snel blijkt dat de bestanden die worden ontvangen, niet altijd identiek zijn aan wat we verwacht hadden. En zo stuikt onze automatisatie als een kaartenhuisje in.

Een goede flow voert niet alleen handelingen uit, maar controleert ook of hetgeen we ontvangen hebben, datgene is wat we verwachten. En zo kan het zijn dat door het toevoegen van al die bijkomende validaties, onze flow vele malen complexer wordt dan initieel voorzien. Belangrijk is dat steeds de vraag wordt gesteld: wat kan er allemaal fout lopen? En al die scenario’s eventueel mee worden opgenomen in het traject.

’Error detectie’ is echter één kant van de medaille. De andere kant is ‘Error afhandeling’: Hoe escaleren we eventuele fouten? Een mogelijke oplossing hiervoor is het automatisch versturen van een mail naar de verantwoordelijk persoon die niet alleen hem of haar op de hoogt brengt, maar ook een juiste omschrijving geeft van het probleem.

5. Documenteer je flow

Flows kunnen jaren prima hun opdracht vervullen zonder het uitvoeren van verdere aanpassing. Na verloop van tijd is niet altijd meer duidelijk wat de functie was van de uitgewerkte oplossingen. In elk flow element kan je informatie toevoegen in het ‘Description veld’. Belangrijk is dat ook deze informatie altijd mee onderhouden wordt, en dat elke aanpassing in de flow opnieuw wordt uitgewerkt in de documentatie.

6. Gebruik Switch apps

Net zoals we dit kennen uit andere toepassingen, is er ook voor Enfocus Switch een kiosk beschikbaar met een mooi aanbod aan gratis en betalende modules die bijkomende functionaliteiten  toevoegen. Mochten er toch bijkomende noden zijn, kan misschien via deze weg snel een oplossing worden gevonden.

7. Gebruik scripts

Een optionele module voor Enfocus Switch is de ‘Scripting’ omgeving. Ontbrekende functies,  specifieke vraagstukken of bijkomende noden kunnen worden opgelost door zelf  Javascripts te schrijven. Deze module is absoluut een aanrader en wordt bijna altijd mee opgenomen in de standaard configuratie. De bijgeleverde SwitchScripter applicatie ondersteunt het schrijven en testen van elk script.

8. Gebruik API’s en external apps

Ook wie taken wil verwerken waarbij gebruik wordt gemaakt van live data uit andere toepassingen, kan terecht bij Switch. Indien je ERP, PIM, DAM, … systemen zijn voorzien van een API (Application Program Interface), dan kan die waarschijnlijk worden aangesproken via Switch. Heeft je toepassing geen API, maar wordt er gebruik gemaakt van een database omgeving zoals MySQL of Postgress? Dan kan deze rechtstreeks worden aangesproken. Ook een hele reeks van grafische programma’s kunnen worden geïntegreerd in een flow.

9. Backup je flows

Het bouwen van flows kan ontzettend snel gaan. Echter, soms neemt het uitwerken van de juiste oplossing meer tijd in beslag. Het nemen van een backup van een flow bij het uitvoeren van aanpassingen mag niet uit het oog worden verloren. Soms wil je teruggaan naar een vorige versie en dan is een backup super handig. Mochten er problemen opduiken met je server, dan is een recente backup altijd een geruststelling.

10. Monitor je flows

“Meten is weten.” Enfocus Switch bevat standaard een web-based dashboard module die op maat kan worden geconfigureerd. Zo heb je steeds een real-time overview over de status van je bestanden.