Jaarverslagen produceren zonder zorgen? Het kan prima…

Ondertussen is het einde van het eerste kwartaal weer in zicht en op menig marketing- en communicatieafdeling is het weer alle hens aan dek. Een eens zo rustige kantooromgeving werd omgetoverd tot een werkplek vol bedrijvigheid. Alle middelen worden ingezet om de jaarverslagen van 2018 niet alleen zo mooi mogelijk weer te geven, maar nog belangrijker, te voorzien van de meest actuele teksten en cijfers. In dit proces zijn verschillende partijen betrokken waaronder financieel experten, juristen, CEO’s, leden van de raad van bestuur, redacteurs, copywriters en vormgevers.

Dat het geen sinecure is om alle data af te stemmen tussen alle betrokken partijen, is een understatement. Het wordt al snel een kluwen van Microsoft Word en Microsoft Excel bestanden die overal en nergens terug te vinden zijn. Data gaat verloren, collega’s beschikken niet over de laatste versies van de documenten, designers gebruiken niet de laatste informatie, foutieve data verschijnt, … Dan blijkt dat een klassieke manuele workflow, waarbij bestanden gedeeld worden in een grotere groep van collega’s, een hele opgave wordt.

Eén van de oplossingen die uitermate geschikt is om teams te ondersteunen in de productie van jaarverslagen, is vjoon K4. Deze toepassing is reeds geruime tijd een gevestigde waarde in bijna elke redactionele omgeving. Het is ondertussen ook aan een flinke opmars bezig in vele marketingafdelingen.

vjoon K4 is een cross mediaal redactioneel systeem dat het mogelijk maakt om op hetzelfde moment lay-outs en teksten te bewerken en toe te wijzen aan alle stakeholders. Het houdt de statussen bij van alle documenten en stelt de gebruikers op de hoogte indien er wijzigingen zijn aangebracht in de teksten, tabellen of afbeeldingen. Ook bij aanpassingen aan het design worden de gebruikers verwittigd.

vjoon K4 zorgt voor een naadloze integratie van de standaard Adobe InDesign en Adobe InCopy programma’s. Bovendien kunnen andere bestandstypen worden geïntegreerd in een afzonderlijke workflow. Het centrale element van vjoon K4 is de databaseserver, die alle publicatie-instellingen en gebruikersrechten beheert. De management console is toegankelijk via een webbrowser. vjoon K4 bestaat uit verschillende componenten waaronder de K4-server, K4-webportal, K4-overview en de K4-XML exporter.

Hierna sommen we enkele  voordelen op die dit systeem uitermate geschikt maakt voor het opmaken van jaarverslagen.

Publicaties en issues

Documenten kunnen heel eenvoudig worden ondergebracht in publicaties. Een publicatie, in dit geval onze jaarverslagen, kunnen bestaan uit meerdere issues. Onze vorige edities blijven toegankelijk, wat het hernemen van elementen aanzienlijk kan vereenvoudigen.

Print

Het produceren van accurate content wordt veel eenvoudiger. Geen nieuwe applicaties, maar een integratie met de tools die collega’s nu reeds kennen en gebruiken. Dit zorgt ervoor dat de laatste up-to-date informatie aanwezig zal zijn in de gedrukte versies, alsook in alle digitale kanalen.

Online

Het ondersteunen van marketingteams wordt kinderspel. Alle doelgerichte grafische content voor online- en sociale media kanalen is nu terug te vinden op één centrale locatie. 

Op maat gemaakte automatisaties

Creëer met minder tijd meer consistente inhoud door gebruik te maken van automatische stappen. Dankzij XML-exports, wordt het eenvoudig om teksten door te sturen naar andere systemen, platformen en vertaaloplossingen. Automatisch publiceren naar WordPress of Drupal CMS-systemen kan met één druk op de knop. Ook het automatisch versturen naar financiële portals kan worden opgezet.

Efficiënt samenwerken

Teams, waar ze zich ter wereld ook bevinden, kunnen eenvoudig samenwerken in één systeem. Het gelijktijdig schrijven van teksten, opstellen van tabellen, het vormgeven van het jaarverslag en het goedkeuringsproces vullen elkaar prima aan.

Real-time communicatie

Door gebruik te maken van query’s, e-mails, meldingen en post-its, kunnen teamleden efficiënt communiceren en is iedereen steeds op de hoogte van zijn of haar taken en de bijhorende deadlines.

Een duidelijk overzicht

Een overzicht van alle Adobe InDesign-bestanden wordt in een web interface weergegeven met hun toegekende status. Elke status heeft zijn eigen kleurtje, waardoor mogelijke knelpunten snel gedetecteerd kunnen worden.

Eenvoudig goedkeuringsbeheer

‘Go’ of ‘no-go’ met een eenvoudige muisklik. Versnel de productie van financiële rapporten door gebruik te maken van een gereserveerde webpagina voor kaderleden en CEO’s. 

Naadloze Excel integratie

Gebruik steeds de laatste cijfers uit Microsoft Excel’documenten en integreer eenvoudig cijfers en teksten uit tabellen in Adobe InDesign’bestanden.

Versie beheer

Het voldoen aan interne kwaliteitsnormen en consistentie, het opvolgen van wijzigingen, het bewaren van versies alsook het integreren van revisies was nooit zo eenvoudig.

Meertalige ondersteuning

Door gebruik te maken van verschillende ‘varianten’ van éénzelfde document, wordt het creëren van documenten in andere talen eenvoudig. Ook het maken van aangepast’ versies voor een ander doelpubliek kan zonder problemen. De integratie met vertaalsystemen kan worden opgezet voor een consistente vertaling.

Teams

Of het nu over 3 of 300 mensen gaat, waar ter wereld ze zich ook bevinden, in kleine ondernemingen of multinationals, en of het nu gaat over interne collega’s of externe medewerkers, alle gebruikers van vjoon K4 zijn eenvoudig te beheren. Op basis van een toegekende rol binnen K4, worden gebruikers taken toegekend die zij als team kunnen opnemen. Tevens is het mogelijk op basis van deze rollen, documenten of secties te verbergen.

Secure Access

Creatives kunnen op elk moment van de dag, vanop elke locatie, vanaf het interne netwerk of via VPN, toegang hebben tot alle bestanden.

Conclusie

vjoon K4 is een robuuste oplossing die uitermate geschikt is voor het sturen van één of meerdere teams en het beschikt hiervoor over verschillende krachtige tools. Een centraal systeem, voorzien van de meest recente data, zorgt ervoor dat teams naadloos kunnen samenwerken, waar ter wereld ze zich ook bevinden. Het verhoogt niet alleen de efficiëntie in de productie van jaarverslagen. Het levert ook een belangrijke bijdrage in het voorkomen van het gebruik van onjuiste informatie. Het is dan ook niet zonder reden dat bedrijven zoals Siemens en BASF kiezen voor de oplossingen van vjoon.