Renotec biedt klanten transparantie dankzij vereenvoudigde werkprocessen
Renotec en het atelier Glas in Lood
Renotec restaureert en renoveert gebouwen, monumenten en kunstwerken. Dat doen ze met ambachtelijke kennis en innovatieve technieken. Alle medewerkers zijn gespecialiseerde vakmensen. Hun talent, veiligheid en welzijn zijn de bouwstenen van elk project.
730 medewerkers, 110 projectleiders, 30 jaar ervaring, … De cijfers liegen er niet om. Renotec Group is een grote onderneming met een indrukwekkend projectenportfolio. Altijd en overal kiest Renotec voor kwaliteit en efficiëntie.
In het atelier glas in lood worden de glasramen – ware kunstwerken – met de grootste zorg gerestaureerd. Vergelijk glas in lood partijen gerust met veelkleurige puzzels van duizenden stukjes, die door de jaren heen gedegradeerd en beschadigd werden. Je beseft meteen dat het secure restauratiewerk heel wat documentatie met zich meebrengt.
Manuele documentatie en administratie van glas in lood restauraties
Voor elk glasraam wordt eerst een grondige analyse van de toestand gemaakt. Op een foto worden merktekens aangebracht, die een 30-tal verschillende types van fouten en defecten vertegenwoordigen. Dat kan gaan om ontbrekend lood, vervuiling, glasbreuk, etc. De gebruikte merktekens (afgesproken codes, afstanden en oppervlakten) worden in een legende gezet en het aantal fouten manueel geteld. De prijs van elke restauratie wordt bepaald op basis van het aantal fouten en de aard ervan (bijvoorbeeld de lengte van ontbrekend lood of de oppervlakte van een vervuiling).
Julie Vertroost, Lean Coördinator Renotec, nam dit documentatie- en administratieproces van het atelier glas in lood onder de loupe. Julie: “Het ganse proces van glas in lood restauratie vereist veel documentatie. Dat is nodig om te zorgen dat er niets over het hoofd gezien wordt en alle restauraties correct uitgevoerd worden. Maar ook om de juiste prijs van de werken te bepalen. Ik zag dat er vaak meerdere personen binnen eenzelfde proces aan de slag waren, identieke processen telkens opnieuw handmatig geïnitieerd werden – zoals het aanmaken van legendes – en gegevens manueel gekopieerd werden van de ene naar de andere toepassing.”
Het ganse proces van glas in lood renovaties verliep eigenlijk wat traag. Een juiste documentatie is erg belangrijk, en dat zorgde – naast het eigenlijke handwerk – voor heel wat overhead. Er waren ook vaak meerdere personen binnen eenzelfde proces aan de slag. Die maakten daarbij gebruik van verschillende programma’s, wat dikwijls dubbel werk en copy/paste van gegevens met zich meebracht.
Tijd besparen en fouten vermijden door workflow automation
Na een overleg met Julie en een grondige analyse van de processen in het atelier, kon Catena Company de workflow aanzienlijk verbeteren en versnellen.
De foto van de situatie voor restauratie werd in InDesign geplaatst om de merktekens erop aan te brengen. De legende werd vervolgens volledig automatisch aangemaakt, inclusief het tellen van de fouten, de lengte van de gemarkeerde lijnen, en de oppervlakte in cm2 van de geselecteerde oppervlaktes. Een export van deze legende was mogelijk om als basis te dienen voor een offerte.
Na de restauratie werd een tweede foto genomen en naast de originele foto geplaatst in InDesign. Alle aanduidingen van de voor situatie worden overgezet en aangevuld. Een tweede legende werd opnieuw automatisch gegenereerd.
Door de oplijsting en telling van fouten te automatiseren en te integreren bij de documentatie, werd het proces veel efficiënter. Vooral de mensen die het administratieve werk moeten doen bespaarden veel tijd, omdat alle nodige gegevens meteen beschikbaar waren. Dat is niet alleen efficiënter, maar ook veel minder foutgevoelig.
Transparantie als service voor de klant
Jurgen Albert, Chef atelier glas in lood: “De optimalisatie van de ganse workflow in ons atelier is een vooruitgang voor alle medewerkers, het bedrijf, en vooral voor de klant. Het proces verloopt niet alleen efficiënter en met minder fouten. Het is gewoon veel inzichtelijker geworden. We kunnen nu veel beter in kaart brengen welke renovaties hoeveel tijd vergen en wie wat precies uitvoert. Die inzichtelijkheid en transparantie is een service die we aan onze klanten bieden. Zo blijven zij altijd op de hoogte van de voortgang van de renovatie en weten ze precies waar het budget aan gespendeerd wordt.”
De optimalisatie van de ganse workflow in ons atelier is een vooruitgang voor alle medewerkers, het bedrijf, en vooral voor de klant. Het proces verloopt niet alleen efficiënter en met minder fouten. Het is gewoon veel inzichtelijker geworden. We kunnen nu veel beter in kaart brengen welke renovaties hoeveel tijd vergen en wie wat precies uitvoert. Die inzichtelijkheid en transparantie is een service die we aan onze klanten bieden. Zo blijven zij altijd op de hoogte van de voortgang van de renovatie en weten ze precies waar het budget aan gespendeerd wordt.
Medewerkers zeer tevreden over automatisatie
Jurgen: “De samenwerking met Catena Company verliep vlot en aangenaam. Al bij de eerste gesprekken om de situatie te schetsen, kon Catena Company concrete verbeterpunten voorstellen en het werd snel duidelijk welke aanpassingen we zouden doorvoeren. De grote meerwaarde voor ons is dat Catena Company een flinke vereenvoudiging van onze workflow heeft gerealiseerd en iedereen toch de vertrouwde programma’s en documentatieprincipes kan blijven gebruiken. Alle medewerkers zijn enthousiast over de aangepaste manier van werken en het resultaat is gewoon beter.”
Ook een uitdaging voor ons team?
Laat van je horen en we bespreken je project zo snel mogelijk.
