29 november 2019

Snellere en foutvrije correctierondes? Kosten besparen?

Tim Melis
Media Workflow Consultant bij Catena Company

Vormgevers en klanten kennen het designproces: na de initiële briefing gaat een vormgever aan de slag. De wensen van de klant worden feilloos omgezet in een gepast ontwerp dat nauw aansluit bij de corporate identity van de onderneming, of bij de visuele identiteit van het magazine, catalogus en/of de boekenreeks. Na een goedkeuring van het ontwerp, wordt de ganse publicatie door de vormgever in ijltempo verder uitgewerkt. Al dan niet gebruik makend van slimme oplossingen zoals EasyCatalog. Na een laatste check wordt een eerste proef in de vorm van een pdf-bestand door de vormgever ter controle naar de klant gestuurd.

Na ontvangst van het pdf-bestand gaat de klant minutieus door het digitale document om eventuele opmerkingen aan te brengen. Vaak wordt het document bij het bedrijf nog verstuurd naar verschillende collega’s die elk op hun beurt de gepaste opmerkingen aanbrengen. Als laatste stap wordt het document opnieuw naar de vormgever gestuurd zodat deze de opmerkingen kan bekijken en eventueel uitvoeren.

Helaas is wat de vormgever ontvangt niet altijd even helder. Opmerkingen in het pdf-bestand werden misschien op verschillende manieren aangebracht en het ontcijferen vergt heel wat tijd. Veelal moet er opnieuw telefonisch contact worden opgenomen om meer informatie te vragen over de gewenste aanpassingen. Vervolgens start de designer met het nauwgezet uitvoeren van elke aanpassing, steeds met een bang hartje dat wat hij of zij aanpast, conform is met de wensen van de klant.

Maar het kan ook anders, vooral met minder risico’s op fouten, en veel sneller. Sinds de laatste versie van Adobe InDesign, heeft de vormgever de mogelijkheid om opmerkingen aanwezig in een pdf-bestand, rechtstreeks te importeren in het Adobe InDesign document. Het ‘PDF comments’ venster laat toe om alle opmerkingen individueel of gelijktijdig automatisch uit te voeren. Een waanzinnig mooie feature die we al lang niet meer zouden kunnen missen.

Er is echter één belangrijke kanttekening. De bovengenoemde krachtige functie werkt enkel indien de opdrachtgever/reviewer op de juiste uniforme manier zijn of haar opmerkingen heeft aangebracht in het pdf-bestand, door gebruik van de juiste tools in Adobe Acrobat (Reader/DC).

Daarom sommen we graag enkele van deze tools opnieuw op:

Strikethrough text

Strikethrough text

Schrap deze tekst

Insert text at cursor

Insert text at cursor

Voeg tekst toe op de plaats van de cursor.
Voeg geen extra opmerkingen toe!

Add note to replace text

Add note to replace text

Vervang de geselecteerde tekst door de tekst in de opmerking.
Voeg geen extra opmerkingen toe!

Highlight text

Highlight text

Markeer een stukje tekst.
Vul een opmerking in wat je verwacht dat er met deze tekst moet gebeuren.
Bv “Graag in vet zetten”

Add text box

Add text box

Voeg op deze plaats een tekst frame met deze specifieke tekst

Comment tool

Comment tool

Voeg een opmerking toe die niet van toepassing is op tekst.
Bv “Wis deze afbeelding”

Arrow tool

Arrow tool

Handig om te gebruiken wanneer je wil aangeven dat een element moet verplaatst worden.

Pencil tool

Pencil tool

Teken een gebied waarbinnen iets moet aangepast worden.

Het is dus ontzettend belangrijk dat personen die aanpassingen aangeven, hiervoor de juiste tools gebruiken. Het foutief gebruik of het meerdere keren aangeven van dezelfde aanpassing, zorgt voor verwarring, of een foute uitvoering.

Adobe Document Cloud

Met de komst van internetdreigingen zoals virussen, malware, trojans, scams, ransomware hebben veel IT-afdelingen een versnelling hoger geschakeld waardoor gebruikers niet langer in de mogelijkheid zijn zelf software zoals Acrobat Reader of Acrobat DC te installeren. Soms zijn de procedures zo omslachtig om software te bekomen, dat gelijkenissen met de processie van Echternach niet veraf lijken.

Adobe Document Cloud kan hierin een oplossing bieden. Deze onlinediensten, die inbegrepen zijn in een Adobe CC abonnement, laten het toe om pdf-bestanden online aan te bieden ter revisie of goedkeuring. Hierdoor kunnen ook mensen zonder toegang tot Acrobat Reader of Acrobat DC, zelf aan de slag om op een correcte manier aanpassingen aan te geven. De eerlijkheid gebied ons te vertellen dat de mogelijkheden beperkter zijn dan bij de desktopversie. Maar ook deze aanpassingen kunnen prima worden geïmporteerd in de ontwerp bestanden, waardoor een enorme tijdswinst kan bekomen worden. De klant maakt in dit geval enkel gebruik van een internetverbinding en een browser.

Track changes

Adobe Document Cloud kan hierin een oplossing bieden. Deze onlinediensten, die inbegrepen zijn in een Adobe CC abonnement, laten het toe om pdf-bestanden online aan te bieden ter revisie of goedkeuring. Hierdoor kunnen ook mensen zonder toegang tot Acrobat Reader of Acrobat DC, zelf aan de slag om op een correcte manier aanpassingen aan te geven. De eerlijkheid gebied ons te vertellen dat de mogelijkheden beperkter zijn dan bij de desktopversie. Maar ook deze aanpassingen kunnen prima worden geïmporteerd in de ontwerp bestanden, waardoor een enorme tijdswinst kan bekomen worden. De klant maakt in dit geval enkel gebruik van een internetverbinding en een browser.

Soms wil je in je Adobe InDesign document een geschiedenis bijhouden van alle tekstcorrecties die werden uitgevoerd. De Track Changes functie kan hierbij helpen. Nadat deze functie werd ingeschakeld, wordt een volledig logboek bijgehouden met een overzicht van alle aanpassingen door elke gebruiker. Via de story editor zijn deze aanpassingen te raadplegen. In een omgeving waarbij meerdere designers aan de slag zijn en elkaars documenten aanvullen, is het belangrijk dat de user informatie in Adobe InDesign juist werd ingevuld. Alleen zo wordt de naam van de collega juist weergegeven.

Het uitvoeren van correcties is een vast gegeven in elk creatief proces. Maar het hoeft niet altijd een helse opgave te zijn die onprettig is voor beide partijen. Mits gebruik te maken van de juiste tools, loopt alles op wieltjes. Met een aanzienlijke tijd- en kostenbesparing voor beide partijen. 

  • Campus Blairon 712
    2300 Turnhout-België
  • Tel: +32 (0)14 70 22 12
    Fax: +32 (0)14 70 22 13
  • info@catenacompany.be
  • BTW: BE0884434617
We are social
Support