17 juni 2024

5 redenen om over te stappen van een mappenstructuur naar een moderne DAM

Joska Fleerackers

Marketeer bij Catena Company

Als brandowners groeien en hun digitale assets zich opstapelen, staan ze vaak voor een cruciale beslissing: blijven ze vertrouwen op traditionele mappenstructuren of maken ze de overstap naar een meer geavanceerd systeem met filters, zoals een modern Digital Asset Management (DAM) platform? Voor velen is de investering in tijd en energie die ze hebben gestoken in het opzetten van hun huidige mappenstructuur een belangrijke overweging. Laten we kijken waarom de overstap naar een modern DAM-systeem een verstandige keuze kan zijn, zelfs voor degenen die gehecht zijn aan hun bestaande organisatie.

Behoud van vertrouwde structuur

Een van de grootste zorgen bij het overstappen naar een nieuw systeem is vaak het verlies van de vertrouwde organisatiestructuur. Met een modern DAM-platform kunnen gebruikers echter gerustgesteld zijn dat hun bestaande mappenstructuur deels behouden kan blijven. Om de overgang soepel te laten verlopen, kunnen brandowners metadata en taxonomie configureren die de huidige mappenstructuur nabootsen. Hierdoor kunnen ze hun vertrouwde organisatie behouden zonder kostbare tijd te verspillen aan het opnieuw organiseren van hun digitale assets. Een bijkomende tip is het zorgvuldig documenteren van richtlijnen voor het nieuwe DAM-systeem, wat de overstap nog verder kan vereenvoudigen.

Tijdsbesparing en efficiëntie

Een van de meest overtuigende voordelen van filters ten opzichte van mappen is de verbeterde efficiëntie en tijdsbesparing die ze bieden. Met geavanceerde zoek- en filtermogelijkheden kunnen gebruikers snel en nauwkeurig de specifieke assets vinden die ze nodig hebben, zelfs binnen een complexe structuur. Dit betekent dat er minder tijd besteed wordt aan het handmatig doorzoeken van mappen.

Nieuwe medewerkers geraken sneller vertrouwd met de structuur van het systeem. Dankzij gedetailleerde en duidelijke metadata kunnen ze direct vanuit de zoekbalk gericht zoeken naar de assets die ze nodig hebben, wat resulteert in een aanzienlijke vermindering van de inwerktijd.

Flexibiliteit en schaalbaarheid

Een ander voordeel van filters is hun flexibiliteit en schaalbaarheid. In tegenstelling tot statische mappen kunnen filters eenvoudig worden aangepast en bijgewerkt om aan veranderende behoeften te voldoen. Met filters kunnen digitale assets op meerdere manieren worden georganiseerd zonder dat er duplicatie nodig is. Brandowners hebben de mogelijkheid om assets te bekijken en te sorteren op verschillende parameters en perspectieven, afhankelijk van hun huidige behoeften. Iets wat niet mogelijk is met een strikte mappenstructuur.

Voor brandowners met een omvangrijke verzameling digitale assets maakt een filterstructuur het gemakkelijker om snel door de gehele collectie te navigeren. Door meerdere filters toe te passen, kan een gebruiker binnen enkele seconden de gewenste resultaten bereiken, waardoor tijd wordt bespaard en de productiviteit wordt verhoogd.

Toegangsbeheer en veiligheid

Een modern DAM-systeem biedt ook voordelen op het gebied van toegangsbeheer en veiligheid. Admins kunnen eenvoudig rechten en toegangsniveaus instellen, wat betekent dat bepaalde gebruikers alleen toegang hebben tot de assets die voor hen relevant zijn. Dit zorgt voor een veiliger en meer gecontroleerde toegang tot gevoelige informatie. Beslis op voorhand wie de rol van admin zal vervullen en wat hun specifieke verantwoordelijkheden zullen zijn.

Artificiële intelligentie

Moderne DAM-technologie, die filters combineert met tags en AI-gestuurde zoekfunctionaliteit, biedt nog veel meer toegevoegde waarde bij het zoeken naar digitale assets. Tags zorgen ervoor dat assets nauwkeurig kunnen worden gecategoriseerd en gefilterd op basis van verschillende criteria, zoals bestandsformaat, auteur, datum, of project. In combinatie met AI-zoekmogelijkheden kunnen gebruikers profiteren van zoekresultaten die relevante assets snel en efficiënt identificeren, zelfs op basis van inhoudelijke context en soortgelijke assets. Deze geavanceerde technologieën zorgen ervoor dat je niet alleen sneller vindt wat je zoekt, maar ook toegang krijgt tot beter gestructureerde en meer contextueel relevante informatie, wat de algehele efficiëntie en productiviteit aanzienlijk verhoogt.

Hoewel de overstap naar een filterstructuur in een modern DAM-systeem in eerste instantie ontmoedigend kan lijken, biedt het aanzienlijke voordelen ten opzichte van traditionele mappenstructuren. Met de juiste ondersteuning en begeleiding kunnen brandowners profiteren van de voordelen van filters en hun digitale assets effectiever beheren, distribueren en controleren.

Twijfel je nog over de keuze tussen mappen en filter? Lees onze blog De belangrijkste verschillen tussen Bynder DAM en SharePoint voor concrete voorbeelden.