Workflow

Catena Company ondersteunt brandowners die zelf hun visueel marketingmateriaal willen maken, beheren en communiceren.

Meer info

Digital Asset Management

Een goed Digital Asset Management (DAM) systeem maakt alle bestanden beschikbaar en doorzoekbaar.

Meer informatie

Dynamic Data Publishing

Met Dynamic Data Publishing versnel je het creatieproces van je marketingmateriaal en doe je dat efficiënt, foutloos en schaalbaar.

Meer informatie

Customized Automation

Via maatwerk kunnen middleware oplossingen worden ontwikkeld die de missing link vormen tussen verschillende 3th party systemen.

Meer informatie

Omnichannel publishing

Bouw je verhaal op één plaats, publiceer het op uiteenlopende mediatypes. Omnichannel Publishing bespaart tijd, kosten en frustraties voor elk type bedrijf.
Meer informatie

30 november 2021

Hillewaere Groep beheert content explosion met DAM-oplossing

Jan Van Sprengel
Workflow Consultant & -Expert bij Catena Company

Content explosion

Zoals vele brandowners werd ook Hillewaere geconfronteerd met een content explosion. Het beheren en delen van foto’s van panden vergden steeds meer tijd en maar al te vaak werden bestanden per ongeluk verwijderd. Ellen Spooren, Marketing Directeur Hillewaere Groep, nam contact op met Catena Company voor een oplossing om op een efficiëntere manier met de digitale assets om te gaan.

Jan Van Sprengel, Workflow Consultant Catena Company, ging met Ellen en enkele stakeholders binnen Hillewaere aan tafel zitten. Bij een grondige analyse van de workflow werden meteen enkele pijnpunten blootgelegd.

Beheer van digital assets kost teveel tijd

Het ganse proces om beelden van panden te beheren – van het uploaden door de fotografen op een OneDrive, het kopiëren naar het CRM-systeem en de fileserver, tot het verdelen naar kantoren en afdelingen – nam minstens een halve dag per week in beslag.

Ook met het opzoeken en verdelen van stockfoto’s, logo’s en design beelden was een medewerker al gauw een uur per dag kwijt. Idem wat betreft het downloaden van beelden voor Facebook ads.

Manueel werk induceert fouten en nog meer tijdverlies

Door de manuele handelingen gingen bestanden ook wel eens verloren, en moesten die opnieuw opgevraagd worden. De fileserver was enkel bereikbaar vanop het interne netwerk. Veel communicatie van grote bestanden gebeurde via mail, wat een grote impact had op de mailserver. Ook de fileserver barstte uit zijn voegen.

De virtual realityzone in het hoofdkantoor van Hillewaere

Digital Asset Management

Een Digital Asset Management (DAM) systeem vereenvoudigt het beheer van digitale assets zoals foto’s, video’s en tal van andere bestandsvormen. Met een DAM oplossing kan je nog vele kanten op, zowel qua functionaliteiten, als wat betreft het licentiemodel.

De vereisten van Hillewaere waren na de analyse heel duidelijk:

  • Assets (in eerste instantie foto’s en video’s) voor een veel groter publiek toegankelijk
  • Laagdrempelig voor interne en externe fotografen om beelden op te laden
  • Assets makkelijk vindbaar en downloadbaar in het gewenste formaat
  • Een meer geautomatiseerd beheer

De mensen in de vastgoedshops en op de verschillende afdelingen hebben rechtstreeks toegang tot de relevante assets. Daarachter schuilt een vernuft systeem dat elke gebruiker automatisch de juiste rechten toekent.

Dankzij het gebruik van metadata en AI worden de assets automatisch gelinkt aan de projecten waartoe ze behoren. Dat maakt het terugvinden van de juiste assets erg gemakkelijk en laat een verdere automatisatie van het proces toe. Zo kan bijvoorbeeld de verkoopdatum van een pand gekoppeld worden aan foto’s ervan, wat toelaat om de beelden automatisch te archiveren.

Win-win

Niet alle DAM-oplossingen zijn hetzelfde. Er komt altijd wat maatwerk aan te pas. Maar als het DAM-systeem goed samengesteld is op maat van de noden, dan zijn de voordelen vaak wel dezelfde: tijdswinst, kostenbesparing, minder frustraties en een beter gebruik van de beschikbare assets. Bottom line bespaart Hillewaere Groep op jaarbasis tien duizenden Euro’s.

Het opzet liep vlot, voor elk probleem was er een oplossing.
Jolien Krijnen, Grafisch Vormgever Hillewaere Groep
Jolien Krijnen
Grafisch Vormgever Hillewaere Groep

Dat is vooral te danken aan de projectmatige en transparante aanpak van Catena Company. Een DAM is maatwerk en een korte feedback-lus met de gebruikers is belangrijk bij de configuratie ervan. Daarom werkt Catena Company met een centrale project management tool die heel toegankelijk is voor alle betrokken partijen. Met een wekelijkse afstemming van 1 uur werd de DAM-oplossing voor Hillewaere Groep in 10 weken volledig geoptimaliseerd.

Misschien vind je deze case studies ook interessant

Meer oplossingen voor brandowners

Als brandowner sta je voor de uitdaging om klanten en prospecten snel en met de juiste content, in het juiste formaat en een gepaste stijl te benaderen. Je interne medewerkers en partners moeten vlot en zonder frustraties in deze snelle workflow meegenomen worden. Daarvoor biedt Catena Company workflow oplossingen op maat van jouw organisatie.

Digital Data Publishing

Digital Data Publishing

Met Digital Data Publishing versnel je het creatieproces van je marketingmateriaal en doe je dat efficiënt, foutloos en schaalbaar.

Customized Automation

Customized Automation

Via maatwerk kunnen middleware oplossingen worden ontwikkeld die de missing link vormen tussen verschillende 3th party systemen.

Omnichannel Publishing

Omnichannel Publishing

Bouw je verhaal op één plaats, publiceer het op uiteenlopende mediatypes. Vanuit een centraal contentsysteem publiceer je teksten, foto’s, video’s met 1 klik op de knop naar je website en meer.