Coers & Roest zet in op workflow automatisatie

Coers&Roest, een Nederlandse ontwerpstudio en drukkerij gespecialiseerd in kunstboeken, besloot recent om Digital Asset Management te implementeren in hun organisatie om een veelzijdig antwoord te bieden op de nood naar optimalisatie van hun processen.

De uitdaging

Tijdens een verkennend gesprek en demo bleek al snel dat de implementatie een zeer grote impact zou hebben op de interne workflow en de werking van de prepress afdeling. Een afgelijnd stappenplan werd uitgewerkt.

De oplossing

Het stappenplan bestond uit 2 trajecten:

1. Analyse van de huidige werkwijzenIn een eerste stap brachten we de actuele manier van werken in kaart. Hieruit bleek dat alle workflows louter ‘ordergebaseerd’ waren en niet ‘klantgebaseerd’.
   De mappenstructuur op de servers en verwerking van de files waren bijgevolg niet voorzien om beelden ter beschikking te stellen, niet voor intern, noch voor extern gebruik door klanten. Een fundamentele wijziging was dus noodzakelijk om de nodige beelden en documenten beschikbaar te maken voor zowel intern als extern gebruik, zonder de bestaande workflows (van bestaande systemen) in het gedrang te brengen.
2. Training en begeleiding van de medewerkersHet was de wens van het management van Coers&Roest dat hun medewerkers vanaf het begin mee betrokken werden in dit project en ook duidelijk wisten waarom deze stappen nodig waren voor de verdere groei. Na de analyse werd daarom ook gekeken naar de impact van een DAM-oplossing op de interne medewerkers.In samenwerking met Catena Company, werd geïnvesteerd in kennissessies omtrent de RGB workflow, Adobe InDesign, het aanmaken van PDF’s… om zo de manier van werken voor de medewerkers te vereenvoudigen en de interne focus te verleggen naar creativiteit. Bijna gelijktijdig werd een stappenplan opgemaakt om de juiste prioriteiten te stellen en de implementatie van het Digital Asset Management duidelijk af te bakenen.

Ondertussen zijn de eerste trainingssessies on-site achter de rug, zijn de workflows aangepast en is de Digital Asset Management oplossing geïmplementeerd volgens de wensen van Coers&Roest. De database wordt door hen zelf onderhouden en optimaliseert nu niet alleen hun interne processen, maar wordt ook als extra service aan hun klanten aangeboden.