13 oktober 2022

Hoe productspecificaties met een klik verwerken en updaten in opgemaakte technische fiches?

Dennis Martens

Account- & Project Manager bij Catena Company

Productspecificaties en technische fiches zijn meer dan zomaar wat cijfertjes

Een technische fiche met productspecificaties aanmaken is geen rocket science. Als de data niet goed beheerd wordt, dan kan het echter wel eens een vervelende klus worden.

Zo’n technische fiche bevat heel wat informatie, en die is niet altijd centraal toegankelijk. De cijfermatige, technische eigenschappen van een product worden bepaald door ingenieurs en technici van R&D. Een korte, aantrekkelijke productbeschrijving vloeit vlotter uit de pen van een marketing medewerker. Richtlijnen met betrekking tot veiligheid, milieu en gezondheid moeten we dan weer gaan zoeken bij de legal afdeling. Die richtlijnen kunnen bovendien nog sterk verschillen van land tot land. En dan zijn er natuurlijk nog de graphics, afbeeldingen en branding guidelines. Wie een mooie technische fiche wil maken, zal dus input moeten verzamelen uit verschillende bronnen.

Automatisch opgemaakte technische fiche van klant Champion

Als dit nog niet lastig genoeg is, dan is het in de praktijk dikwijls zo dat er in verschillende databases tegenstrijdige, verouderde of ronduit foutieve data opgeslagen is. Wie in het verleden bijvoorbeeld alle data voor de aanmaak van een technische fiche bijeenzocht, bewaarde die misschien lokaal in een mapje of een Google Docs, alle nodige input mooi op één plek. Productspecificaties veranderen echter, net als wetgevingen en gebruiksrichtlijnen. Als er een update van de fiche nodig is, dan moeten alle gegevens weer opnieuw gecheckt worden.

Specificatiebeheer zonder frustraties en technische fiches in no time aangemaakt

Versnipperde data in niet-geïntegreerde systemen is een gekend probleem. Om dat op te lossen is er – in tegenstelling tot wat velen denken – geen dure systeem integratie nodig die al je operationele processen overhoop haalt.

De Digital Data Publishing, of kortweg DDP-Suite haalt de inputs daar waar die beheerd worden en digitaliseert het publicatieproces.

De DDP-Suite kan informatie ophalen uit CRM, ERP, DAM, PIM en nog veel meer systemen, maar evengoed uit eenvoudige Excel bestanden of Google Docs. De DDP-Suite vindt dus zijn weg in een kluwen van data en databases. Aanpassingen in de databases zelf zijn daar niet voor nodig. Een stapsgewijze integratie van de technologie stack is perfect mogelijk nadat de DDP-Suite in gebruik is genomen. Er is dus helemaal geen grote investering nodig.

Schematische voorstelling van de digital database publishing suite van Catena Company

Zodra de DDP-Suite alle data verzameld heeft, wordt de technische fiche aangemaakt op basis van een InDesign template. Die templates kunnen automatisch gegenereerd worden, bijvoorbeeld in verschillende talen of conform de vereisten in specifieke landen. Het resultaat is een stapeltje mooie technische fiches op maat van de klanten die je ermee wil bereiken, zonder frustraties en in no time aangemaakt. Die kunnen rechtstreeks geëxporteerd worden naar de gebruikers, bijvoorbeeld sales mensen en vertegenwoordigers. De fiche kan bovendien door de DDP-suite automatisch in PDF bij het bijbehorende product op de website worden geplaatst. Zo ben je zeker dat klanten altijd de recente, up to date versie downloaden of raadplegen.

Beheer productspecificaties met een PIM-systeem

De DDP-Suite bevat de core technologie om op een zeer flexibele manier de publicatie van technische fiches te digitaliseren. Een zeer waardevolle aanvulling is een Product Information Management of PIM systeem. Zeker voor productiebedrijven met een uitgebreide productportfolio is een PIM een no-brainer.

Automatisch opgemaakte technische fiches van klant Soudal

Een PIM systeem centraliseert het beheer van alle productspecificaties. Zie het als een mogelijke ‘centrale database’ onder de DDP-Suite. Een PIM-systeem vereenvoudigt de publicatie van gedrukte documenten (PIM2PRINT) en is een absoluut noodzakelijke schakel in e-commerce applicaties.

Om de publicatie van technische fiches te digitaliseren, hoef je helemaal geen rib uit je lijf te scheuren. Met de DDP-Suite als core technologie maak je er een stapsgewijze integratie van, die zo snel of zo traag verloopt als je zelf wil. Zo gun je de gebruikers de kans om mee te groeien en zich te bevrijden van saaie, repetitieve taken.

Om de publicatie van technische fiches te digitaliseren, ben je met de DDP-Suite al gesteld. Een PIM integreert de technologie stack verder en biedt perspectief richting e-commerce.