Hoe productspecificaties met een klik verwerken en updaten in opgemaakte technische fiches?
Productspecificaties en technische fiches zijn meer dan zomaar wat cijfertjes
Een technische fiche met productspecificaties aanmaken is geen rocket science. Als de data niet goed beheerd wordt, dan kan het echter wel eens een vervelende klus worden.
Zo’n technische fiche bevat heel wat informatie, en die is niet altijd centraal toegankelijk. De cijfermatige, technische eigenschappen van een product worden bepaald door ingenieurs en technici van R&D. Een korte, aantrekkelijke productbeschrijving vloeit vlotter uit de pen van een marketing medewerker. Richtlijnen met betrekking tot veiligheid, milieu en gezondheid moeten we dan weer gaan zoeken bij de legal afdeling. Die richtlijnen kunnen bovendien nog sterk verschillen van land tot land. En dan zijn er natuurlijk nog de graphics, afbeeldingen en branding guidelines. Wie een mooie technische fiche wil maken, zal dus input moeten verzamelen uit verschillende bronnen.
Als dit nog niet lastig genoeg is, dan is het in de praktijk dikwijls zo dat er in verschillende databases tegenstrijdige, verouderde of ronduit foutieve data opgeslagen is. Wie in het verleden bijvoorbeeld alle data voor de aanmaak van een technische fiche bijeenzocht, bewaarde die misschien lokaal in een mapje of een Google Docs, alle nodige input mooi op één plek. Productspecificaties veranderen echter, net als wetgevingen en gebruiksrichtlijnen. Als er een update van de fiche nodig is, dan moeten alle gegevens weer opnieuw gecheckt worden.
Specificatiebeheer zonder frustraties en technische fiches in no time aangemaakt
Versnipperde data in niet-geïntegreerde systemen is een gekend probleem. Om dat op te lossen is er – in tegenstelling tot wat velen denken – geen dure systeem integratie nodig die al je operationele processen overhoop haalt.
De Digital Data Publishing, of kortweg DDP-Suite haalt de inputs daar waar die beheerd worden en digitaliseert het publicatieproces.
De DDP-Suite kan informatie ophalen uit CRM, ERP, DAM, PIM en nog veel meer systemen, maar evengoed uit eenvoudige Excel bestanden of Google Docs. De DDP-Suite vindt dus zijn weg in een kluwen van data en databases. Aanpassingen in de databases zelf zijn daar niet voor nodig. Een stapsgewijze integratie van de technologie stack is perfect mogelijk nadat de DDP-Suite in gebruik is genomen. Er is dus helemaal geen grote investering nodig.
Zodra de DDP-Suite alle data verzameld heeft, wordt de technische fiche aangemaakt op basis van een InDesign template. Die templates kunnen automatisch gegenereerd worden, bijvoorbeeld in verschillende talen of conform de vereisten in specifieke landen. Het resultaat is een stapeltje mooie technische fiches op maat van de klanten die je ermee wil bereiken, zonder frustraties en in no time aangemaakt. Die kunnen rechtstreeks geëxporteerd worden naar de gebruikers, bijvoorbeeld sales mensen en vertegenwoordigers. De fiche kan bovendien door de DDP-suite automatisch in PDF bij het bijbehorende product op de website worden geplaatst. Zo ben je zeker dat klanten altijd de recente, up to date versie downloaden of raadplegen.
Beheer productspecificaties met een PIM-systeem
De DDP-Suite bevat de core technologie om op een zeer flexibele manier de publicatie van technische fiches te digitaliseren. Een zeer waardevolle aanvulling is een Product Information Management of PIM systeem. Zeker voor productiebedrijven met een uitgebreide productportfolio is een PIM een no-brainer.
Een PIM systeem centraliseert het beheer van alle productspecificaties. Zie het als een mogelijke ‘centrale database’ onder de DDP-Suite. Een PIM-systeem vereenvoudigt de publicatie van gedrukte documenten (PIM2PRINT) en is een absoluut noodzakelijke schakel in e-commerce applicaties.
Om de publicatie van technische fiches te digitaliseren, hoef je helemaal geen rib uit je lijf te scheuren. Met de DDP-Suite als core technologie maak je er een stapsgewijze integratie van, die zo snel of zo traag verloopt als je zelf wil. Zo gun je de gebruikers de kans om mee te groeien en zich te bevrijden van saaie, repetitieve taken.
Om de publicatie van technische fiches te digitaliseren, ben je met de DDP-Suite al gesteld. Een PIM integreert de technologie stack verder en biedt perspectief richting e-commerce.
Ook een uitdaging voor ons team?
Laat van je horen en we bespreken je project zo snel mogelijk.
Misschien vind je deze case studies ook interessant
Bioracer zet hun spurt in dankzij de DDP Suite
Veel papieroverschotten en veel tijdsverlies, met deze twee uitdagingen kwam Bioracer aankloppen bij Catena Company. Ontdek hoe ze met behulp van de DDP Suite en customized automation hun werkwijze efficiënter maken en duurzamer te werk gaan.
Niko schakelt sneller met Dynamic Data Publishing
Niko verkoopt meer dan 5000 producten via de groothandel, doe-het-zelfzaken en zelfbouwwinkels in verschillende Europese landen en beheert een brede waaier aan productinformatie. Om de kwaliteit hiervan verder te optimaliseren werd het publicatieproces van datasheets, catalogi en verpakkingen door Catena Company onder de loep genomen.
Renotec biedt klanten transparantie dankzij vereenvoudigde werkprocessen
In het atelier glas in lood worden kunstwerken met zorg gerenoveerd en gerestaureerd. Ontdek hier hoe workflow automation hen daarbij helpt.Meer tips & inzichten
Onze specialisten geven op onze website regelmatig inzichten en tips rond Digital Data Publishing weg. Bekijk hieronder de meest recente alvast.
Ga efficiënt aan de slag met dynamische data
Integraties met Bynder API: Een kleine schakel met een grote waarde
Twee programma’s kunnen foutloos met elkaar communiceren dankzij een API. Dit zorgt ervoor dat sterkere integraties mogelijk gemaakt worden.
Je creatief proces automatiseren? Het kan!
Bynder Studio is de tool die je nodig hebt om je creatief proces te automatiseren. Hiermee wordt het een fluitje van een cent om branded content op een snel tempo te publiceren.
