2 februari 2022

DAM versus PIM systemen

Natasja Van der Jonckheyd

Digital Marketeer bij Catena Company

Loop jij soms ook verloren in al de systemen die organisaties gebruiken om hun activiteiten te beheren? Je bent vast niet de enige die denkt dat DAM en PIM simpele afkortingen zijn die ingewikkelde systemen moeten verbergen.

Als je weet dat deze acroniemen staan voor Digital Asset Management en Product Information Management, dan heb je al een idee van hun nut. Maar wat betekent dat precies? Waarvoor gebruik je welk systeem? En wat zijn de voordelen als we beide integreren?

Digital Asset Management

Digital Assets zijn alle stukjes content (copy, foto’s, video’s, grafische ontwerpen, audio bestanden, etc.) waarover een organisatie beschikt. Een DAM systeem helpt je om die te bewaren, te beheren en te delen vanuit één centrale plek. In het DAM systeem worden de digitale assets georganiseerd op basis van de specifieke noden van een organisatie. Alle stakeholders (medewerkers, klanten, partners, etc.) hebben gecontroleerde, veilige toegang en kunnen snel en gemakkelijk vinden wat ze nodig hebben.

Product Information Management

Een PIM systeem verzamelt alle product informatie. Organisaties met een ruim en snel wijzigend productaanbod, weten hoe moeilijk het is om steeds de juiste up-to-date product informatie te gebruiken in hun communicatie. Alle afdelingen binnen een organisatie hebben baat bij het beheer van product informatie in een centraal PIM systeem. Iedereen beschikt over de juiste data en het content creatie proces wordt erdoor versneld en vereenvoudigd. PIM wordt met de opkomst van e-commerce en multichannel marketing steeds waardevoller.

Verschillen en overeenkomsten tussen DAM en PIM

Mooi! Dus DAM beheert onze digitale assets en PIM onze product informatie. Twee verschillende werelden. Toch?

Welnee! Wie bijvoorbeeld een marketingcampagne moet opzetten, beschikt graag over aantrekkelijke, creatieve content én de juiste product specificaties.

Elk bedrijf, elke organisatie heeft haar eigen specifieke noden. Die bepalen of jouw organisatie al dan niet baat heeft bij een DAM of een PIM systeem, of beide. Laten we ze even naast elkaar plaatsen.

	DAM	PIM
Centraal beheer van	Digital assets	Product informatie
Vooral gebruikt door	Marketing	Ontwikkeling, productie
Vooral gebruikt door
Specifieke voordelen	Consistente communicatie en dito merk- en klantervaring Gestructureerd overzicht van beschikbare digital assets en betere benutting ervan Integratie met andere martech tools mogelijk	Steeds correcte, up-to-date data beschikbaar Categoriseren van producten Versnelt processen in productontwikkeling en productie Onmisbaar in e-commerce
Gedeelde voordelen	Verbeterde operationele efficiëntie Stroomlijning klanttraject Toegangscontrole en security Bevordert samenwerking (intern en extern) Aanpasbaar aan specifieke noden In hoge mate te automatiseren

Uit het overzicht hierboven blijkt duidelijk dat DAM en PIM een verschillend doel hebben, ze werken met verschillende data en worden in essentie door verschillende afdelingen binnen een organisatie gebruikt. Maar bottom line doen ze wel hetzelfde: het beheren van data en zorgen dat die gemakkelijk en met de juiste rechten toegankelijk is en optimaal gebruikt wordt.

Een productiebedrijf dat white label werkt en zelf geen enkel product in de markt zet, heeft wellicht veel meer baat bij een PIM dan bij een DAM systeem. Een retail organisatie die elke week een nieuwe folder verdeelt met telkens andere producten in de aanbieding, kan niet zonder DAM (en zal heel veel baat hebben bij een integratie met een PIM). De noden zijn dus afhankelijk van de aard van de business.

DAM en PIM integreren

De grote merde in veel organisaties is het gebruik van verschillende losstaande systemen, waaruit data van het ene naar het andere over gesluisd moet worden. Vaak is de juiste data moeilijk vindbaar en moeten mensen aan de slag in systemen waar ze niet vertrouwd mee zijn. Als ze de gewenste data dan toch vinden, wordt die wel eens lokaal op een computer bewaard. Data geraakt zo verspreid en de controle en het beheer (en de waarde van de beheersystemen) gaat verloren.

Een integratie van DAM en PIM voorkomt dit. Het biedt tevens nog extra voordelen en maakt dat 1+1 meer dan 2 is! Door DAM en PIM met elkaar te verbinden, integreren organisaties al hun productinformatie met al hun digitale assets. Dit kan verregaand geautomatiseerd worden op maat van de gebruikers. Het spreekt voor zich dat de marketing medewerker gemoedsrust vindt als die niet meer wakker moet liggen of de informatie die hij de wereld in stuurt wel juist is.

Omdat DAM de opslag en de doorzoekbaarheid van de assetbibliotheek optimaliseert, helpt het ook bij het categoriseren van producten in het PIM systeem. Zo worden beide systemen op eenzelfde manier volledig doorzoekbaar en kan aan verschillende gebruikers de juiste toegangsrechten gegeven worden. Een goede taxonomie en metadata zijn daarbij de sleutel tot succes.

Met een integratie van DAM en PIM verbetert de samenwerking, verhoogt de efficiëntie en zet je jouw merken sterker in de markt. Zowel je medewerkers als je klanten varen er wel bij!

Bron: bynder.com