Workflow

Catena Company ondersteunt brandowners die zelf hun visueel marketingmateriaal willen maken, beheren en communiceren.

Meer info

Digital Asset Management

Een goed Digital Asset Management (DAM) systeem maakt alle bestanden beschikbaar en doorzoekbaar.

Meer informatie

Digital Data Publishing

Met Digital Data Publishing versnel je het creatieproces van je marketingmateriaal en doe je dat efficiënt, foutloos en schaalbaar.

Meer informatie

Customized Automation

Via maatwerk kunnen middleware oplossingen worden ontwikkeld die de missing link vormen tussen verschillende 3th party systemen.

Meer informatie

Omnichannel publishing

Bouw je verhaal op één plaats, publiceer het op uiteenlopende mediatypes. Omnichannel Publishing bespaart tijd, kosten en frustraties voor elk type bedrijf.
Meer informatie

19 juni 2019

DAM: een onmisbare schakel in elke geslaagde marketingstrategie

Tim Melis
Media Workflow Consultant bij Catena Company

Veel marketing professionals zullen het vast beamen: een geslaagde marketingstrategie valt of staat met het beschikken over professioneel beeldmateriaal. Niets is belangrijker dan beelden die de producten, diensten, evenementen, personen en/of locaties ijzersterk in de verf zetten.

Sterke visuals, animaties en video’s spelen vaak de hoofdrol in elke geslaagde campagne. En die campagnes zijn vaak niet beperkt tot één kanaal. In een succesvolle omnichannel marketing strategie worden vaak meerdere kanalen aangesproken. Social media, print, kiosken, portals, websites. Allemaal moeten ze worden voorzien van high quality visuele content. En net door deze enorme meerwaarde worden vaak kosten noch moeite gespaard. Door beroep te doen op professionele foto- en videografen, die gebruik maken van hoogtechnologische middelen zoals HD-, 4K- en 3D-camera’s, steadycams, videokranen en drones, kan elke marketingafdeling beschikken over uitstekend beeldmateriaal. Maar ook voor wie het moeten stellen met discretere budgetten, kan met de betere smartphone en enkele hulpmiddelen, zelf aan de slag om professionele content te creëren. Na enkele praktijkgerichte opleidingen kan elke marketingstrateeg nu ook zelf voor premium content zorgen.

Of je nu beroep doet op externe expertise, of al dan niet aan de slag gaat met een collega, het eindresultaat zal via harde schijven, USB sticks, mails, WeTransfer links, OneDrive shares, of zelfs nog DVD’s, hun weg vinden tot de marketeers. Om vervolgens te worden opgeslagen op computers, servers, NAS systemen, SharePoint mappen, …   Vaak zonder logica eof structuur. Dat deze waardevolle files vaak ook niet worden beschermd tegen onherroepelijk wissen of worden gevrijwaard door een solide back-up strategie, is helaas nog al te vaak een achilles plek.

En zo gebeurt het dat na verloop van tijd de eerste problemen opduiken. De eens zo kostbare bestanden kunnen niet meer teruggevonden worden, worden overschreven, of zelfs gewist. Zo verdwijnen niet alleen de belangrijkste marketing troeven van een bedrijf, maar ook opportuniteiten om de core business van de onderneming prominent in de picture te zetten. Hierdoor stuikt elke wel uitgekiende marketing strategie als een kaartenhuisje in elkaar.

Wat men vaak over het hoofd ziet, is het belang van het beheer van al die waardevolle digitale “assets”. Een georganiseerde en gestructureerde manier om de juiste bestanden snel terug te vinden om vervolgens te kunnen delen met anderen, kan hier een oplossing bieden. En net voor deze taak zijn “DAM” systemen uitermate geschikt. Digital Asset Managementsystemen zijn niet nieuw, maar winnen de laatste jaren enorm aan populariteit. En terecht. Ze bieden een centrale plek waar alle assets kunnen beheerd worden. En net door het beheer en de opslag op één punt veilig te stellen, wordt het ook bijzonder eenvoudig om assets terug te vinden en te delen met collega’s, externe partners of te gebruiken op social media. Alle stakeholders kunnen eenvoudig toegang krijgen alsook de mogelijkheid om bestanden te raadplegen en/of te downloaden.

DAM-oplossingen (Digital Asset Management)

DAM-oplossingen (Digital Asset Management)

Wie al vaker op zoek is moeten gaan naar net die belangrijke assets, en ze misschien niet langer kon terugvinden, zal zich vast de vraag hebben gesteld hoe dit probleem kan opgelost worden. Misschien heeft men geprobeerd door het vastleggen van heldere afspraken tussen collega’s, afdelingen of filialen om het probleem in de kiem te smoren, maar is men toch na verloop van tijd weer in oude routines hervallen. Of men ging op eigen houtje op zoek naar digitale tools en belande men al snel in een kluwen van applicaties, leveranciers, integrators en oplossingen. Maar net doordat steeds meer ondernemingen het belang van DAM-systemen erkennen en de integratie niet langer uitstellen, is door de populariteit het aanbod de laatste decennia explosief toegenomen. Een juiste oplossing kiezen die tegemoetkomt aan de noden van het bedrijf, kan soms een complexe opgave worden.

En wie zelf bij aanvang de focus legt op één specifieke oplossing, zal in de gesprekken met de leverancier geconfronteerd worden met een eenzijdig verhaal die misschien nadien niet aan de vooropgestelde verwachtingen zal voldoen.

Onafhankelijke DAM-experten zoals Catena Company, die van bij de start betrokken worden in de zoektocht, kunnen dit proces aanzienlijk stroomlijnen. Nadat een interne werkgroep met alle stakeholders werd samengesteld, kan een grondige analyse worden uitgevoerd die de noden van de klant centraal stelt. Op basis van deze informatie kunnen dan doelgerichte oplossingen worden uitgewerkt die nauw aansluiten bij ieders verwachtingen.

Assets raadplegen

Wie gebruik maakt van een DAM-oplossing, zal merken dat lange zoektochten naar net die cruciale beelden snel tot het verleden behoren. Iedereen die toegang mag hebben tot de oplossing, kan door middel van eenvoudige zoekopdrachten de gewenste bestanden snel terugvinden. Vaak kan men in de zoekopdracht niet alleen gebruik maken van woorden die voorkomen in de benaming van het bestand, maar ook informatie die via meta-data door de fotograaf aan het bestand werd toegevoegd. Copyright informatie, de naam van de fotograaf, gps-coördinaten, … you name it,. Als het werd voorzien, kan er op worden gezocht. Ook kunnen DAM-systemen de mogelijkheid geven assets te voorzien van ‘keywords’ of een ‘vocabulary’. Door gebruik te maken van deze vooropgestelde lijsten van sleutelwoorden kan het zoekproces aanzienlijk versneld worden. Ook kunnen assets aan ‘categorieën’ of ‘groepen’ worden toegekend. Tevens is het mogelijk assets aan elkaar te koppelen, waardoor gerelateerde assets snel kunnen gelokaliseerd worden. Wie gebruik wil maken van bijkomende informatie die inherent verbonden is aan een asset, en niet voldoende heeft aan de standaard velden, kan tijdens de configuratie aangeven bijkomende invulvelden toe te kennen. Ook op basis van deze informatie kan nadien gezocht worden.

Bestanden opvragen en delen

Via een DAM-systeem wordt het bijzonder eenvoudig assets te vinden. Vaak kan men bestanden niet alleen rechtstreeks downloaden, maar ook verzamelen in collections, om vervolgens te downloaden of te delen met collega’s of externe contacten. Vaak is het zelfs mogelijk een direct-link te gebruiken, waardoor het gebruik op social media kanalen nog eenvoudiger wordt.

Toegang

Toegang tot het centraal systeem is vaak mogelijk via een webbrowser. De meeste platformen gebruiken HTTPS om een beveiligde verbinding tot stand te brengen. De inlogprocedures gebeuren altijd via een login en paswoord. Wie voor een ‘workgroup’ of ‘enterprise’ oplossing kiest, heeft vaak de mogelijkheid om tijdens de setup te kiezen voor een koppeling met de Active Directory of Ldap server. Hierdoor kunnen gebruikers dezelfde inloggegevens gebruiken die ze reeds kennen van de andere bedrijfstoepassingen. Misschien is het net belangrijk dat externe partijen zoals uitgeverijen, redacties, journalisten, reclamebureaus, leveranciers, retailers en klanten rechtstreeks en 24/7 toegang hebben tot de meest recente en correcte content. Waar ze zich ook bevinden, ongeacht de tijdzone, de toegang de assets is steeds verzekerd.

Bestanden toevoegen

Het toevoegen en verzamelen van content wordt veel eenvoudiger. Door leveranciers toegang te geven tot de portal, beschikken zij over de mogelijkheid hun assets onmiddellijk toe te voegen. En hierdoor worden alle andere aanleverkanalen overbodig. Het mooie van een DAM-systeem is dat tijdens de invoerprocedures reeds onmiddellijk kan worden opgelegd om cruciale informatie toe te voegen. Dat bespaart nadien een hele hoop opzoekwerk en ellende. Systemen die vaak worden gevoed met generieke beelden, kunnen worden uitgerust met artificiële intelligentie. Net die technologie kan ervoor zorgen dat beelden automatisch worden voorzien van de juiste sleutelwoorden.

Integratie

Soms kan het belangrijk zijn om te integreren met andere systemen zoals redactionele workflows of PIM-systemen (Product Information Management). Of misschien is het een vereiste dat informatie kan worden uitgelezen of toegevoegd door externe platformen. Via web- of REST services kan dit vaak worden bekomen. Door het koppelen van meerdere systemen ontstaan robuuste entiteiten die elkaar naadloos voorzien van de laatste up-to-date assets en informatie.

Bijkomende functionaliteiten

DAM-systemen kunnen vaak worden uitgerust met een waaier aan tools die handelingen kunnen automatiseren. Wie voordien beroep deed op een grafische partner om kleine handelingen te laten uitvoeren op assets, kan nu prima zelf aan de slag. Een afbeeldingen uitsnijden, schalen, omzetten naar een andere kleurruimte, een ander bestandsformaat, of voorzien van een watermerk. Door het toevoegen van acties kunnen gebruikers deze handelingen zelf onmiddellijk uitvoeren. Hierdoor kan je aanzienlijk besparen op bijkomende kosten bij externe partners.

Beheer

De installatie kan vaak in verschillende vormen plaatsvinden. Bedrijven die niet zelf beschikken over een professionele serveromgeving, kiezen misschien voor een beheerde oplossing “n de cloud. Wie beschikt over eigen solide serverinfrastructuur, gebruikt een formule waarbij alles on-premise kan worden ingericht.

Adobe Bridge is geen DAM

Ondanks dat er visueel gelijkenissen zijn tussen het programma Adobe Bridge en een DAM-systeem, is het belangrijk te benadrukken dat beide toepassingen mijlenver uit elkaar liggen. Een misvatting die helaas nog steeds de ronde doet. Adobe Bridge geeft individuele gebruikers de mogelijkheid lokale beelden visueel snel terug te vinden, maar is geen solide server oplossing met bovengenoemde eigenschappen. Deze oplossingen onder dezelfde noemer plaatsen, is dan ook geheel onterecht.

Conclusie

De laatste decennia hebben verschillende technologieën een enorme impact gehad op het bedrijfsleven. Net zoals de komst van e-mail, ERP- en PIM-systemen, zorgen DAM-oplossingen voor een volgende stap in het verhogen van de efficiëntie van elke onderneming. Elke marketingafdeling die professioneel met content aan de slag wil gaan, heeft alle belang in de toegang tot een robuust platform. Of het nu gaat om afbeeldingen, visuals, video’s, interactieve advertenties, animaties of andere content. Door het centraal beheren van deze assets, worden alle marketing troeven eenvoudig toegankelijk. Interne marketing of sales-collega’s, externe redacties, resellers, … Iedereen kan aan de slag met hoogwaardige content, in een gecentraliseerde en beveiligde omgeving.

Catena Company is al meer dan 15 jaar een prominente partner die bedrijven over de ganse Benelux ondersteunt in het implementeren van de juiste DAM-oplossing. Deze unieke expertise geeft ons de mogelijkheid klanten optimaal te helpen in het uitrollen van een krachtige marketingstrategie, door gebruik te maken van de juiste tools. Wil je meer weten over hoe DAM jullie een boost kan geven aan jullie onderneming? Aarzel dan niet om vrijblijvend contact op te nemen.