Workflow

Catena Company ondersteunt brandowners die zelf hun visueel marketingmateriaal willen maken, beheren en communiceren.

Meer info

Digital Asset Management

Een goed Digital Asset Management (DAM) systeem maakt alle bestanden beschikbaar en doorzoekbaar.

Meer informatie

Dynamic Data Publishing

Met Dynamic Data Publishing versnel je het creatieproces van je marketingmateriaal en doe je dat efficiënt, foutloos en schaalbaar.

Meer informatie

Customized Automation

Via maatwerk kunnen middleware oplossingen worden ontwikkeld die de missing link vormen tussen verschillende 3th party systemen.

Meer informatie

Omnichannel publishing

Bouw je verhaal op één plaats, publiceer het op uiteenlopende mediatypes. Omnichannel Publishing bespaart tijd, kosten en frustraties voor elk type bedrijf.
Meer informatie

24 juli 2023

DAM: Een krachtpatser voor marketeers

Tim Melis
Media Workflow Consultant bij Catena Company

Veel marketing professionals zullen het beamen: een geslaagde marketingstrategie valt of staat met het beschikken over professioneel beeldmateriaal. Niets is belangrijker dan beelden die de producten, diensten, evenementen, personen en/of locaties ijzersterk in de verf zetten.

Sterke visuals, animaties en video’s spelen vaak de hoofdrol in elke geslaagde campagne. En die campagnes zijn vaak niet beperkt tot één kanaal. In een succesvolle omnichannel marketingstrategie worden vaak meerdere kanalen aangesproken. Social media, print, kiosken, portals, websites. Allemaal moeten ze worden voorzien van high quality visuele content. En net door deze enorme meerwaarde worden vaak kosten noch moeite gespaard. Door beroep te doen op professionele foto- en videografen, die gebruik maken van hoogtechnologische middelen zoals HD-, 4K- en 3D-camera’s, steadycams, videokranen en drones, kan elke marketingafdeling beschikken over uitstekend beelden. Voor wie het moeten stellen met discretere budgetten, is een smartphone met enkele hulpmiddelen de perfecte start om professionele content te creëren. Na enkele praktijkgerichte opleidingen kan elke marketingstrateeg nu ook zelf voor premium content zorgen.

Of je nu beroep doet op externe expertise of zelf aan de slag gaat, het eindresultaat zal via e-mail, clouddiensten zoals WeTransfer, OneDrive of Dropbox hun weg vinden tot de marketeers. Deze bestanden worden vervolgens opgeslagen op computers, servers, NAS-systemen, SharePoint mappen,…  vaak zonder logica en/of structuur. Dat deze waardevolle files niet worden beschermd tegen onherroepelijk wissen of worden gevrijwaard door een solide back-up strategie, is helaas nog al te vaak een achillesplek.

Zo gebeurt het dat na verloop van tijd de eerste problemen opduiken. De eens zo kostbare files kunnen niet meer teruggevonden worden, werden overschreven of zelfs gewist. Zo verdwijnen niet alleen de belangrijkste marketing troeven van een bedrijf, maar ook opportuniteiten om de core business van de onderneming prominent in de picture te zetten. Hierdoor stuikt elke wel uitgekiende marketingstrategie als een kaartenhuis in elkaar.

Wat men vaak over het hoofd ziet, is het belang van het beheer van al die waardevolle digitale “assets”. Een georganiseerde en gestructureerde manier om de juiste bestanden snel terug te vinden om vervolgens te kunnen delen met anderen, kan hier een oplossing bieden. Voor deze taak zijn DAM-systemen uitermate geschikt. Digital Asset Managementsystemen zijn niet nieuw, maar winnen de laatste jaren enorm aan populariteit. Ze bieden een centrale plek waar alle assets kunnen beheerd worden. Door het beheer en de opslag op één punt veilig te stellen, wordt het bijzonder eenvoudig om assets terug te vinden en te delen met collega’s, externe partners of te gebruiken op social media. Alle stakeholders kunnen eenvoudig toegang krijgen, alsook de mogelijkheid om bestanden te raadplegen en/of te downloaden.

Assets raadplegen

Wie gebruik maakt van een DAM-oplossing, zal merken dat lange zoektochten naar net die cruciale beelden snel tot het verleden behoren. Iedereen die toegang mag hebben tot de oplossing, kan door middel van intuïtieve filter menu’s en/of eenvoudige zoekopdrachten de gewenste bestanden snel terugvinden.

Wie gebruik wil maken van bijkomende informatie die inherent verbonden is aan een asset en niet voldoende heeft aan de standaard velden, kan tijdens de configuratie aangeven bijkomende invulvelden te gebruiken. Deze invulvelden kunnen variëren naargelang gekozen opties, categorieën, subcategorieën, … ook wel “adaptive metadata” genoemd. Op basis van deze informatie kan nadien gezocht worden.

Assets bevatten meer informatie dan wat het oog kan waarnemen. Verborgen metadata (EXIF, XMP, …) zoals de naam van de fotograaf, copyright, gps-coördinaten, en meer kunnen ook automatisch worden ingelezen.

Het doorbreken van AI (Artificiële intelligentie) zorgt in heel wat domeinen voor waanzinnig veel mogelijkheden, ook in DAM-systemen. Door AI kunnen deze systemen eenvoudig en automatisch afbeeldingen voorzien van ’tags’. Door de automatische herkenning kan er nadien worden gezocht op elementen in afbeeldingen. Mocht het automatisch proces niet aan de usecase voldoen, kan er voor worden gekozen om tags manueel toe te kennen. Denk bijvoorbeeld aan specifieke product- en/of projectnummers.

Het is mogelijk assets aan elkaar te koppelen, waardoor gerelateerde bestanden snel kunnen gelokaliseerd worden.

 

De combinatie van deze instellingen vormt de ‘taxonomie‘ van de DAM, het kloppend hart van het portaal. Hoe beter deze werd opgezet, des te eenvoudiger, efficiënter en doeltreffender er kan gezocht en gewerkt worden. Een weldoordachte set-up kan eenvoudig zijn, zonder nodeloze complexiteit. De juiste balans vinden is daarom ontzettend belangrijk, iets waar Catena Company met de nodige expertise klanten in kan ondersteunen en adviseren.

Nadat we onze zoekopdrachten hebben afgerond, wordt het resultaat weergegeven in een overzicht dat op verschillende manieren kan worden ingesteld. Zoomopties laten het toe de resultaten te vergroten voor een betere visuele inspectie. Er kan worden ingesteld dat voor specifieke type assets of gebruikers een complex watermerk wordt weergegeven bovenop de afbeelding, zo wordt onechtelijk gebruik vermeden.

Bestanden opvragen en delen

Via een DAM-systeem wordt het eenvoudig assets te vinden, om vervolgens via een klik op de knop deze te downloaden. Voor wie de juiste rechten niet werden toegekend is het mogelijk om na een digitaal verzoek alsnog de download te starten.

Maar waarom bestanden downloaden om ze nadien in een ander systeem of portal opnieuw op te laden? Dat is de wereld op zijn kop. Assets met een ‘direct-link’ kunnen via deze publieke URL onmiddellijk gebruikt worden op andere portalen en/of platformen.

Misschien wil men meerdere assets verzamelen om te kunnen delen. Via het samenstellen van ‘collections’ op maat kan men deze doorsturen naar collega’s of externe contacten zoals redacties, uitgeverijen, distributeurs, leveranciers, … Dit is mogelijk aan de hand van een directe link, eventueel met of zonder begin- en/of einddatum. De rechten kunnen per collectie worden aangepast, ook voor personen die eventueel geen toegang zouden hebben tot de portal. Deze collecties kunnen worden geïntegreerd in andere portalen en/of systemen via HTML componenten.

Bestanden toevoegen

Het toevoegen en verzamelen van content door interne medewerkers of externe freelancers, leveranciers, … wordt veel eenvoudiger. Zij die reeds toegang hebben kunnen rechtstreeks content uploaden en de juiste metadata toekennen. Alle anderen, zoals bijvoorbeeld externe fotografen, kunnen aan de hand van een optionele module op de inlogpagina bestanden uploaden en een contactpersoon aanduiden. Zonder dat ze toegang hebben, komen deze bestanden in een wachtruimte terecht, waarbinnen een beheerder deze kan goedkeuren en voorzien van bijhorende informatie.

Metadata wordt ingesteld zodat alle cruciale informatie verplicht ingevuld moet worden. Op deze manier voorkomen we dat assets niet gevonden kunnen worden.

Afgeleiden en DAT

Wie met assets uit het DAM aan de slag wil, zal niet altijd gebruik willen maken van het originele bronbestand. Omdat ze vaak te groot zijn en/of een verkeerde beeldverhouding hebben, worden ze in een klassieke workflow gedownload om vervolgens manueel in een beeldverwerkingspakket aan te passen. Deze stappen kunnen worden geëlimineerd. Tijdens de initiële configuratie wordt ingesteld dat specifieke varianten automatisch worden aangemaakt voor diverse doeleinden zoals social media of presentatie software. Zo hoeft de gebruiker enkel op de juiste knop te klikken om het gewenste resultaat te bekomen. Voor wie een unieke uitsnede zoekt die niet werd voorzien, kan er gebruik gemaakt worden van een crop tool.

Wie heel wat varianten nodig heeft op diverse portalen, platformen en websites, kan overwegen een licentie op de DAT-module te nemen. Deze laat toe on-the-fly dynamisch beelden op te vragen in de gewenste resolutie en beeldverhouding. Een sterk staaltje van innovatie en rekenkracht.

 

Beheer in de Cloud

Er was nooit meer te doen rond cybersecurity als nu. Een permanente dreiging van cyberaanvallen en ransomware houden bedrijven in een greep. Permanent systemen monitoren en updaten is een full-time bezigheid geworden. Net daarom wordt er steeds vaker gekozen voor oplossingen in de cloud. Door te kiezen voor een SAAS-oplossing, worden heel wat zorgen zoals beveiliging en back-up weggenomen en kan men de focus leggen waar het echt belangrijk is.    

 

Adobe Bridge is geen DAM

Ondanks dat er visueel gelijkenissen zijn tussen Adobe Bridge en een DAM-systeem, is het belangrijk te benadrukken dat beide toepassingen mijlenver uit elkaar liggen. Een misvatting die helaas nog steeds de ronde doet. Adobe Bridge geeft individuele gebruikers de mogelijkheid lokale beelden visueel snel terug te vinden, maar is geen solide server oplossing met bovengenoemde eigenschappen. Deze oplossing onder dezelfde noemer plaatsen is dan ook geheel onterecht.

Conclusie

De laatste decennia hebben verschillende technologieën een enorme impact gehad op het bedrijfsleven. Net zoals de komst van e-mail, ERP- en PIM-systemen, zorgen DAM-oplossingen voor een volgende stap in het verhogen van de efficiëntie van elke onderneming. Elke marketingafdeling die professioneel met content aan de slag wil gaan, heeft belang in de toegang tot een robuust platform. Door het centraal beheren van deze assets, worden alle marketing troeven eenvoudig toegankelijk. Interne marketing of sales-collega’s, externe redacties, resellers, … Iedereen kan aan de slag met hoogwaardige content in een gecentraliseerde en beveiligde omgeving.

Catena Company is al meer dan 15 jaar een prominente partner die bedrijven over de hele Benelux ondersteunt in het implementeren van de juiste DAM-oplossing. Deze unieke expertise geeft ons de mogelijkheid klanten optimaal te helpen in het uitrollen van een krachtige marketingstrategie, door gebruik te maken van de juiste tools. Wil je meer weten over hoe DAM een boost kan geven aan jullie onderneming? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

 

Deze blogs zullen je wellicht ook interesseren

Misschien vind je deze case studies ook interessant