2 juni 2022

Hou opgemaakte prijslijsten met één klik up-to-date

Eddy Smets

Managing Director bij Catena Company

De complexiteit van prijslijsten

De inflatie laat zich overal voelen. Consumenten betalen steeds meer voor hun gevulde winkelkar en bedrijven zien de prijzen van grondstoffen pijlsnel de hoogte in schieten. Door de wereldwijd verstoorde logistieke ketens stijgen de prijzen niet alleen, maar zijn ze ook erg veranderlijk.

Dat heeft ook een impact op de workload van MarCom afdelingen. Die moeten immers bij elke prijswijziging de mooie, in huisstijl gelay-oute prijslijsten updaten. Zeker bedrijven die werken met een dealernetwerk moeten heel kort op de bal spelen en meteen de nieuwe prijslijsten kunnen aanleveren aan hun dealers.

Prijslijsten zijn voor veel bedrijven niet zomaar Excel sheets op één of andere server. Het zijn mooi opgemaakte documenten, die digitaal en geprint gepubliceerd worden, online, in winkels en toonzalen, voor dealers, salesmedewerkers en eindklanten. En het houdt niet op met één prijslijst. De complexiteit neemt erg snel toe.

Een voorbeeld

Neem bijvoorbeeld een bedrijf dat 20 collecties en brands via een dealernetwerk in 8 landen verkoopt. Dat zijn 20 x 8 prijslijsten, nog eens x 2 voor aan- en verkoopprijzen, 320 dus.

Met de continu wijzigende grondstofprijzen is het momenteel gangbaar om alle prijslijsten maandelijks aan te passen. Dat betekent dat alle 320 prijslijsten 12 x per jaar geüpdatet worden. Jaarlijks worden er in dit bedrijf dus 3840 (!) documenten gecreëerd. Daar is al gauw een voltijdse medewerker voor nodig.

En wat nog erger is, de marketingmedewerker die deze taak toebedeeld krijgt, wordt daar zelden vrolijk van. Het is meestal afstompend manueel copy-paste werk, dat precies daardoor ook erg foutgevoelig is.

Een voorbeeld uit de samenwerking met Wolf Oil

Een geïntegreerd publicatieproces

De Digital Data Publishing of kortweg DDP Suite van Catena Company biedt de oplossing door dit proces te automatiseren.

InDesign Templates

De mooi ontworpen prijslijsten worden templates of sjablonen in Adobe InDesign. Hiermee zijn de verschillende formats – bijvoorbeeld voor verschillende landen – al meteen voorhanden.

Koppelingen

Vervolgens worden deze templates gekoppeld aan de data die beschikbaar is in verschillende databases. Prijzen en voorraden zitten typisch in een ERP. Voor bijkomende technische productinfo kan dit het PIM (Product Information Management) systeem zijn. Al het beeldmateriaal zoals productfoto’s komt typisch vanuit een DAM (Digital Asset Management) systeem. Wanneer er informatie in één van die gekoppelde databases aangepast wordt, dan worden met één enkele muisklik alle prijslijsten geüpdatet en opgemaakt.

Distributie & Publicatie

Ook de distributie van de prijslijsten kan volledig geautomatiseerd verlopen. De publicatie op een website, de verzending naar een drukker, de verdeling naar dealers en salesmedewerkers, … Het kan allemaal in een handomdraai.

Een andere versie van de product catalogus van Wolf Oil

Voordelen van de DDP Suite

De DDP Suite verlost je marketing medewerkers dus van vele uren erg saai werk en van de druk die salesmedewerkers hen opleggen om sneller updates aan te leveren. Want vergeet niet dat de verkoop niet kan doorgaan als er geen juiste prijslijsten beschikbaar zijn. Ook je salesmensen, dealers en klanten krijgen dus een betere service dankzij Catena’s DDP Suite. De inhoud van je prijslijsten zal bovendien foutloos zijn (mits correcte ingave in de gekoppelde databases uiteraard) en het format consistent. Je prijslijsten stralen dus op een uniforme wijze je brand identity uit.

Merk verder nog op dat Digital Data Publishing veel verder gaat dan de automatisering van de publicatie van prijslijsten. De DDP Suite technologie pas je op precies dezelfde manier ook toe voor de publicatie van catalogi, labels, productfiches, technische fiches, etc.