In de bouwsector moet je voor de meeste producten die in de EU en de UK op de markt komen een zogenaamde Declaration of Performance kunnen voorleggen. Zo’n DOP document bevat informatie over de prestaties van het product en moet voldoen aan wettelijke bepalingen.
Soudal is een bedrijf dat hiermee te maken heeft. Zij staan voor de creatie, de publicatie en het beheer van circa 1750 documenten in 27 verschillende talen! En dan spreken we enkel over DOP documenten.
Tot voor kort werden al deze documenten bij Soudal opgemaakt in Word. Een tijdrovende en foutgevoelige job, zo bleek. Naarmate er meer verschillende producten in meer landen in omloop gebracht werden, nam de complexiteit snel toe. De verdere digitalisering van dit proces zou een hoop werk kunnen besparen.
Bij zo’n digitalisering komen wel wat uitdagingen kijken, maar de inhoud en de structuur van DOP documenten is strikt bepaald, en dat maakt het makkelijk om met templates te werken en de product informatie via een tabelstructuur in te voeren. Een proces automatiseren is echter één zaak, de juiste inputs verzamelen en de output documenten meteen op de correcte wijze exporteren een andere.
De Digital Data Publishing of DDP Suite vormt het hart van de digitalisering. Die zorgt ervoor dat de InDesign templates gevuld worden met data uit de technologie stack om DOP documenten te genereren die vervolgens automatisch gepubliceerd worden.
Het PIM of Product Informatie Management systeem organiseert en beheert de gigantische pool van data en synchroniseert die met andere toepassingen in de technologie stack. Wanneer een specificatie van een product verandert, dan wordt die aanpassing onmiddellijk in het PIM opgeslagen en zal er automatisch een nieuwe DOP voor dat product gepubliceerd worden. De DDP Suite zorgt er vervolgens voor dat dit document op de juiste plaats terecht komt, bijvoorbeeld via de CMS op de website, in de DAM of via mail bij de juiste personen.
De DDP Suite verlost je van het lastige werk, zeg maar, terwijl een PIM dat goed geïntegreerd is met de technologie stack de juistheid van alle informatie verzekert.
Soudal leerde door de samenwerking met Catena enkele waardevolle best practices en vertrouwt nu ook voor andere publicaties op de DDP-Suite. Technische fiches en labels voor op de gekende kokers worden op een gelijkaardige manier volledig automatisch gegenereerd. Dat kan gemakkelijk, omdat Catena de ganse marcom technologie stack mooi integreerde.
De aanschaf en integratie van technologie is een kosten/baten overweging die bedrijven vaak te lang uitstellen. Niet onlogisch, want we zijn van nature bang om bestaande processen te verstoren, ook al werken die traag en foutgevoelig. Daarnaast probeert ook iedere werknemer of elk team zijn eigen probleem op te lossen. De bottleneck wordt dan gemakkelijk verschoven naar een andere afdeling.
Integratie van de technologie stack is daarom een absolute must. Dat is onvermijdelijk voor grote organisaties, maar rendeert ook voor kleinere KMO’s. Elk bedrijf moet tegenwoordig tal van publicaties beheren, zowel voor administratieve als marketing & sales doeleinden.
Programmaboekjes
Verpakkingen
Technische fiches
Productfiches
Catalogi
Labels
Offertes
Andere
DOP Documenten
Datasheets
Laat van je horen en we bespreken je project zo snel mogelijk.