Workflow

Catena Company ondersteunt brandowners die zelf hun visueel marketingmateriaal willen maken, beheren en communiceren.

Meer info

Digital Asset Management

Een goed Digital Asset Management (DAM) systeem maakt alle bestanden beschikbaar en doorzoekbaar.

Meer informatie

Digital Data Publishing

Met Digital Data Publishing versnel je het creatieproces van je marketingmateriaal en doe je dat efficiënt, foutloos en schaalbaar.

Meer informatie

Customized Automation

Via maatwerk kunnen middleware oplossingen worden ontwikkeld die de missing link vormen tussen verschillende 3th party systemen.

Meer informatie

Omnichannel publishing

Bouw je verhaal op één plaats, publiceer het op uiteenlopende mediatypes. Omnichannel Publishing bespaart tijd, kosten en frustraties voor elk type bedrijf.
Meer informatie

Template: index.php

Kosten efficiënt processen automatiseren door scripting

Dat Corona een significante impact heeft op elke onderneming, hoeft niet langer gezegd te worden. Sinds de uitbraak werden de meeste van ons verplicht de werkplek in vraag te stellen. Het niet langer als team op 1 fysieke locatie aanwezig zijn, bracht nieuwe challenges bij elke marketingafdeling, redactieteam en prepress omgeving.

Het thuiswerken werd de nieuwe standaard waardoor IT afdelingen een versnelling hoger diende te schakelen. Iedereen diende plots over VPN-toegang te beschikken, de nodige video conference tools zoals Teams of Zoom moesten worden geïnstalleerd, collega’s hadden toegang nodig tot centrale netwerklocaties, ERP en/of PIM systemen en ga zo maar even verder …

Ook de gekende processen worden nu meer dan ooit in vraag gesteld. Het fysiek gescheiden  zijn van de werkplek zorgt ervoor dat niet alle taken meer zo vanzelfsprekend kunnen worden uitgevoerd. Lagere snelheden van internetverbindingen en ingevoerde veiligheidsprotocollen beperken vaak de mogelijkheden van de gebruikers. Ook de beschikbare projectbudgetten staan meer dan ooit onder druk, waardoor tijdrovende repetitieve handelingen die vroeger nog manueel gebeurde, nu wel plots automatisch moeten worden uitgevoerd. Maar niet alleen bij bestaande projecten worden taken onder de loep genomen, ook bij nieuwe opdrachten worden nu automatisch bijkomende denkoefeningen voorzien om alle manuele en tijdrovende stappen zoveel mogelijk te elimineren. Automatisatie draait vaak niet alleen rond het besparen van kosten of om collega’s de ruimte te geven zich te kunnen focussen op hun kerntaken, maar ook om het voorkomen van fouten. Taken die worden uitgevoerd d.m.v. automatische processen gebeuren steeds volgens dezelfde logica, op dezelfde wijze, meestal sneller en dus foutvrij.

Node.js

Wanneer over scripting wordt gesproken, denk men al snel aan batch-, shell-, Python, VBscripts, Applescripts, enz. Een taal die nog vaak over het hoofd wordt gezien is Javascript. Deze scriptingtaal wordt al meer dan 15 jaar prima ondersteund in oplossingen zoals Vjoon K4, Enfocus Switch en diverse Adobe pakketten. De eerlijkheid gebied ons te vertellen, dat tot voor kort vaak een oude standaard van deze taal werd ondersteund. De mogelijkheden waren daarom vaak beperkter, of vergde creatieve oplossingen om sommige problemen op te lossen.

De laatste jaren is Node.js aan een heuse opmars bezig. Dit krachtig framework laat toe om moderne Javascripts uit te voeren, niet alleen in uw vertrouwde browser, maar ook op systeemniveau of geïntegreerd in eigen ontwikkelde oplossingen. Deze krachtpatser is dan ook bij diverse vendors niet onopgemerkt gebleven en zo is het met de laatste nieuwe versie van Enfocus Switch mogelijk Node.js scripts te integreren. De oudere, legacy, Javascripts worden voorlopig nog ondersteund, maar zullen vermoedelijk de komende jaren moeten vervangen worden door deze nieuwere oplossing. Ook bij Adobe heeft met eindelijk besloten hun verouderde scriptondersteuning in een nieuw jasje te steken en de komende jaren zullen de gekende pakketten worden voorzien van een nieuwe script engine waarbij Node.js een belangrijke rol zal spelen.

Vjoon K4

Vjoon K4

Vjoon K4, een waanzinnig krachtige oplossing voor redactionele omgevingen, bevat niet alleen alle noodzakelijke tools om de productie van elke publicatie door medewerkers op gelijk welke locatie te stroomlijnen, het bevat ook de mogelijkheid om d.m.v. scripts voor elke uitdaging een gepaste oplossing uit te werken. Wie zo bv. bijkomende functionaliteiten zoekt om content te voorzien voor de meest exotische vertaalsystemen, web platformen of digitale publicaties hoeft dus niet te vrezen.

Adobe

Adobe

Adobe is met zijn krachtige softwareoplossingen al jaar en dag de de facto standaard in elke creatieve omgeving. Verschillende toepassingen bieden alle mogelijke tools om designers maximaal te ondersteunen in het creatieve proces. Wat vaak minder geweten is dat in verschillende van deze oplossingen mogelijkheden bestaan om d.m.v. scripts enorme snelheidswinsten te boeken. Wie zijn gading niet kan vinden in de standaard bij het programma meegeleverde scripts of in scripts aanwezig op diverse websites of bij vendors, kan vaak een oplossing op maat laten uitwerken die perfect aansluit bij de noden van het project.

Enfocus Switch

Enfocus Switch

Enfocus Switch, een solide workflow oplossing voor elke marketing of prepress team, heeft standaard heel wat tools beschikbaar die het mogelijk maken stappenplannen op maat uit te werken die bepalen hoe bestanden automatisch moeten worden opgepikt en verwerkt. Deze flexibele workflows kunnen zonder problemen grote hoeveelheden bestanden in een record tempo foutvrij verwerken. Wie tussen het aanbod aan beschikbare modules om zijn stappenplan te bouwen niet de gewenste oplossing kan vinden, kan ook hier gebruik maken van de scripting module om handelingen op maat uit te werken.

Conclusie

2020 is het jaar geworden waar in veel bedrijven de digitale transformatie een boost heeft gekregen. De Covid-19 pandemie zorgt voor een ware revolutie in de manieren waarop we werken en projecten die we opnemen. Redactionele, marketing en prepress automatisering is nu meer dan ooit een must voor wie kostenefficiënt, foutvrij, performant en robuust teams wil ondersteunen. Scripts kunnen hier een belangrijk onderdeel van uitmaken en met de komst van Node.js worden heel wat mogelijkheden eenvoudiger beschikbaar. Of je nu kiest om zelf aan de slag te gaan of beroep wil doen op een partner, performante oplossingen kunnen elk creatief team ondersteunen in het sneller en foutvrij uitvoeren van repetitieve handelingen. Wil je vrijblijvend meer weten over welke mogelijkheden er zijn binnen jouw team, of ben je op zoek naar een dergelijke opleiding? Aarzel dan niet om contact op te nemen met één van onze experten.

De grote broer van Adobe InDesign: Adobe InDesign Server

Wie als vormgever of marketeer aan de slag is, zal ongetwijfeld het programma Adobe InDesign kennen. IJzersterke tools zorgen ervoor dat deze toepassing één van de meest uitgelezen oplossingen is voor drukwerk gerelateerde uitdagingen zoals businesscards, catalogi, product fiches, enz. Al meer dan 15 jaar is deze applicatie de default oplossing voor al wie professioneel en creatief aan de slag gaat met pagina layout. Jaarlijkse updates zorgen voor een constante aanvoer van nieuwe mogelijkheden en features.

Wat veel minder bekendheid geniet, is dat Adobe InDesign ook nog een grote broer heeft, nl. Adobe InDesign server. Deze robuuste oplossing heeft een ongetemde performantie voor elke grafische uitdaging.

InDesign desktop vs InDesign server

Wat je ongetwijfeld al uit de naam kon afleiden is dat die grote broer bestemd is om op een centrale server te installeren of in de Cloud. De desktopversie bestaat uit een core engine waarop een gebruiksvriendelijke user-interface werd toegevoegd, die het designers toelaat om snel en efficiënt visueel de mooiste designs snel op te bouwen. Bij de server versie wordt gebruik gemaakt van diezelfde onderliggende krachtige motor, maar werd de front-end vervangen door een robuuste SOAP interface. Deze toegangspoort laat ontwikkelaars toe om door middel van programmeercode instructies te laten uitvoeren op diezelfde server. Door het verwijderen van die ‘ballast’ die een gebruikersinterface met zich meebrengt, wordt een heel stuk performantie in de plaats geleverd. Daarbovenop kent de desktopversie de beperking dat slechts 1 document gelijktijdig kan verwerkt worden. Van de server versie kunnen meerdere instanties gelijktijdig geactiveerd worden, die vervolgens simultaan kunnen worden aangesproken. Hierdoor is het mogelijk verschillende documenten gelijktijdig te verwerken, alsof je als het ware over verschillende fysieke servers beschikt.

Wie dus duizenden documenten binnen een beperkte tijdsduur wil verwerken, is met deze oplossing aan het juiste adres.

Automatisaties op maat

Wie vanuit een ERP, PIM of eigen bedrijfsapplicatie documenten in PDF wil genereren en op zoek gaat naar beschikbare technologieën, zal vaak uitkomen op één van de vele gratis of commerciële PDF modules. Die hebben vaak allemaal dezelfde beperking in grafische mogelijkheden of vergen enorm veel programmeerwerk.

Net daarin schuilt de kracht van Adobe InDesign Server. Wie documenten automatisch wil generen, wil dat die perfect aansluiten bij de grafische huisstijl. Of het nu gaat om technische fiches, catalogi of gepersonaliseerde documenten zoals facturen, allemaal moeten ze de coörperate identity uitstralen. Wie dus beroep kan doen op een vormgever, kan op beide oren slapen. Ontwerpen uitgewerkt door creatives kunnen snel worden overgenomen door het development team. Maar ook bedrijven zonder de beschikbaarheid van creative professionals, hoeven niet te vrezen. Developers kunnen zelf aan de slag, om nieuwe documenten aan te maken. De mogelijkheid tot het gebruik van templates zorgt voor de nodige flexibiliteit. Of het nu gaat om bestaande documenten aan te passen, te verwerken of nieuwe files te genereren, Adobe InDesign Server bevat alle noodzakelijk eigenschappen om dit zonder problemen op te nemen.

Vaak hebben grafische studio’s en marketingteams een grote hoeveelheid aan tijdrovende repetitieve taken. Die kunnen prima uit handen worden gegeven. Adobe InDesign Server beschikt over alle troeven om een solide oplossing te zijn in het creatieve automatisatie proces.

Ook voor wie een online shop of portal ontwikkelt, die gepersonaliseerde oplossingen aanbiedt – zoals bijvoorbeeld het generen van eigen businesscards of gepersonaliseerde labels, het online editeren van Adobe InDesign bestanden, het plaatsten van drukwerk gerelateerde bestellingen met realtime voorvertoning, het downloaden van gepersonaliseerde brochures en catalogen – is Adobe InDesign Server de gedroomde oplossing.

Wie Adobe InDesign Server wil integreren in een nieuwe of bestaande oplossing, kan via SOAP calls gebruik maken van scripts geschreven in Extendscript, een oudere variant op Javascript. Wie reeds scripts heeft geschreven voor de Adobe InDesign desktop applicatie, zal geen verschil merken. Extendscript is relatief laagdrempelig en toegankelijk.

Omgevingen

Adobe InDesign Server is beschikbaar voor macOS en Windows. Merk op dat de systeemvereisten afhankelijk zijn van het aantal gebruikte instanties.

Voor de meest recente technische specificaties kan je hier terecht.

Licenties

De licenties voor Adobe InDesign Server zijn beschikbaar in verschillende varianten. Ongeacht de gekozen oplossing, zijn deze jaarlijks hernieuwbaar of opzegbaar.

De 4 belangrijkste licentie vormen zijn:

  • Premium licentie: Publiek beschikbare, internet of intranet gebaseerde toepassing met jaarlijks abonnement
  • Limited licentie: Intern beschikbare, (semi) automatische publishing oplossing, beschikbaar binnen het eigen netwerk met jaarlijks abonnement
  • Developer licentie: Het vrijgeven of testen van Adobe InDesign Server gebaseerde oplossingen door softwareontwikkelaars, waardoor ze de software kunnen evalueren. Live productie is niet toegelaten en alle gegeneerde PDF-files bevatten een watermerk. Deze licentie is gratis bij een ‘Adobe Technology Partner’ of een ‘Adobe Enterprise Partner’ lidmaatschap
  • Demo licentie: Gratis 90 dagen demo licentie die het klanten toelaat om Adobe partner oplossingen te testen.

Elke licentievorm heeft zijn specifieke prijsstelling. Belangrijk om weten is dat sommige software fabrikanten die in hun oplossing gebruik maken van Adobe InDesign Server, met Adobe speciale voorwaarden hebben afgedwongen voor het gebruik ervan. Goed advies is dus ontzettend belangrijk om de juiste prijs te kunnen bepalen.

Alternatief

Misschien ben je op zoek naar een oplossing om Adobe InDesign bestanden automatisch te verwerken, maar is er geen perfecte match tussen de noden van jouw onderneming en de eigenschappen van deze oplossing. Dan is er ook nog een alternatief voorhanden. Enfocus Switch biedt de mogelijkheid om snel robuuste automatisaties uit te werken, zonder kennis van programmatie. Deze oplossing kan zowel een Adobe InDesign desktop als Adobe InDesign Server applicatie integreren in het stappenplan met uit te voeren taken. Indien je kiest voor Adobe InDesign Desktop in combinatie met Enfocus Switch, zal het ontbreken van het simultaan verwerken van bestanden – en dus een lagere verwerkingssnelheid – ruimschoots gecompenseerd worden door een gebruiksvriendelijke interface en een lagere licentiekost.

Conclusie

Adobe InDesign Server is een grafisch krachtige Enterprise oplossing die prima grote hoeveelheden documenten kan verwerken. Doordat het Adobe InDesign documenten afkomstig uit de desktopversie prima kan verwerken, is het de meest aangewezen oplossing om grafische bestanden snel en automatisch aan te maken en te verwerken. Omdat de oplossing autonoom op een centrale server draait, kunnen taken die misschien voordien op lokale werkstations werden uitgevoerd, nu automatisch in de achtergrond worden verwerkt. Hierdoor krijgt de efficiëntie een enorme boost.

10 handige tips bij het automatiseren van repetitieve taken

Wie vaak repetitieve handelingen moet uitvoeren, weet dat mits het gebruik van de juiste oplossingen heel wat taken te automatiseren zijn. Hierdoor kan je enorme tijdswinst boeken, alsook flink wat kosten besparen. 

Wie al enkele decennia probeert oplossingen te zoeken om automatisch taken te laten uitvoeren zal misschien ooit zelf begonnen zijn met huis-tuin-en-keuken oplossingen zoals “Quickkeys” of “AutoIT” om schermhandelingen vast te leggen en uit te voeren. De zeer toegankelijke manier om de productiviteit te verhogen was echter ook de achilleshiel en zorgde vaak voor de nodige problemen.

Nu, vele jaren later, heeft automatisatie voldoende maturiteit gekregen in de vorm van robuuste server oplossingen die in schril contrast staan met de ooit zo populaire client-side tooltjes. Verschillende krachtige instrumenten staan ter beschikking voor al wie stappen wil ondernemen om handelingen automatische uit te voeren. Eén van die oplossingen is Enfocus Switch, een solide toepassing die na 15 jaar niet langer zijn troeven hoeft te bewijzen.

Wat is Enfocus Switch?

Enfocus Switch is een modulaire workflow oplossing die het toelaat repetitieve taken snel en automatisch uit te voeren. Het opzetten van een automatisatie gebeurt in een intuïtieve en gebruiksvriendelijke applicatie. Door middel van verschillende bouwstenen wordt een workflow samengesteld. Door de eenvoud van configuratie, is het steeds mogelijk snel een reeds bestaande flow aan te passen of verder uit te bouwen.

De installatie gebeurt ontzettend snel en na enkele minuten kan je aan de slag. Het uitvoeren van een complexe setup of installatie van database omgevingen is niet aan de orde. Voor zowel beginners als ervaringsdeskundigen biedt de zeer toegankelijke interface voldoende mogelijkheden om snel aan de slag te gaan. Vaak is na een training van enkele dagen voldoende kennis aanwezig. Al dan niet onder begeleiding van een reseller kunnen snel resultaten geboekt worden. Echter, vaak worden er toch belangrijke aandachtspunten over het hoofd gezien die een belangrijke impact kunnen hebben.

Graag geven we daarom deze 10 handige tips mee:

1. Orden je flows

Een flow bestaat uit verschillende ‘flow elementen’, individuele stappen die taken op zich nemen en die met elkaar verbonden kunnen worden. Belangrijk is dat je je workflow bouwt waarbij je de elementen plaatst in een logische volgorde, bij voorkeur in max. 2 richtingen. B.v. van links naar rechts en van boven naar onder. Flows die in alle richten worden uitgewerkt met overlappende verbindingen worden al heel snel heel onduidelijk en zorgen voor onnodige complexiteit. Voorzie ook voldoende ruimte tussen de flow elementen wat de leesbaarheid ten goede komt.

2. Gebruik logische namen

Logische namen kunnen heel wat onduidelijkheid voorkomen. Geef niet alleen je flow, maar ook je flow elementen en verbindingen logische namen. Ook dit verhoogt de leesbaarheid van je flow.

3. Gebruik ‘Recycle bins’

Eén van de krachtige flow element types is de ‘Recycle bin’. Dit element kan niet alleen bestanden automatisch wissen, maar ook voor een tijdelijke backup zorgen op verschillende plaatsen in je flow. Wil je weten welke bestanden op een bepaalde plaatst in je flow zijn verwerkt de laatste 72 uur? Dan voeg je een ‘Recycle bin’ toe met als optie om de bestanden voor deze duur op die plaats te bewaren.

4. Error handling

Een flow kan verschillende taken achter elkaar op zich nemen. Wie een flow bouwt, houd vaak rekening met het optimale scenario: Ik krijg ‘dit’ type bestanden, en er moet ‘dat’ mee gebeuren. Maar dan wordt de flow in productie genomen en al snel blijkt dat de bestanden die worden ontvangen, niet altijd identiek zijn aan wat we verwacht hadden. En zo stuikt onze automatisatie als een kaartenhuisje in.

Een goede flow voert niet alleen handelingen uit, maar controleert ook of hetgeen we ontvangen hebben, datgene is wat we verwachten. En zo kan het zijn dat door het toevoegen van al die bijkomende validaties, onze flow vele malen complexer wordt dan initieel voorzien. Belangrijk is dat steeds de vraag wordt gesteld: wat kan er allemaal fout lopen? En al die scenario’s eventueel mee worden opgenomen in het traject.

’Error detectie’ is echter één kant van de medaille. De andere kant is ‘Error afhandeling’: Hoe escaleren we eventuele fouten? Een mogelijke oplossing hiervoor is het automatisch versturen van een mail naar de verantwoordelijk persoon die niet alleen hem of haar op de hoogt brengt, maar ook een juiste omschrijving geeft van het probleem.

5. Documenteer je flow

Flows kunnen jaren prima hun opdracht vervullen zonder het uitvoeren van verdere aanpassing. Na verloop van tijd is niet altijd meer duidelijk wat de functie was van de uitgewerkte oplossingen. In elk flow element kan je informatie toevoegen in het ‘Description veld’. Belangrijk is dat ook deze informatie altijd mee onderhouden wordt, en dat elke aanpassing in de flow opnieuw wordt uitgewerkt in de documentatie.

6. Gebruik Switch apps

Net zoals we dit kennen uit andere toepassingen, is er ook voor Enfocus Switch een kiosk beschikbaar met een mooi aanbod aan gratis en betalende modules die bijkomende functionaliteiten  toevoegen. Mochten er toch bijkomende noden zijn, kan misschien via deze weg snel een oplossing worden gevonden.

7. Gebruik scripts

Een optionele module voor Enfocus Switch is de ‘Scripting’ omgeving. Ontbrekende functies,  specifieke vraagstukken of bijkomende noden kunnen worden opgelost door zelf  Javascripts te schrijven. Deze module is absoluut een aanrader en wordt bijna altijd mee opgenomen in de standaard configuratie. De bijgeleverde SwitchScripter applicatie ondersteunt het schrijven en testen van elk script.

8. Gebruik API’s en external apps

Ook wie taken wil verwerken waarbij gebruik wordt gemaakt van live data uit andere toepassingen, kan terecht bij Switch. Indien je ERP, PIM, DAM, … systemen zijn voorzien van een API (Application Program Interface), dan kan die waarschijnlijk worden aangesproken via Switch. Heeft je toepassing geen API, maar wordt er gebruik gemaakt van een database omgeving zoals MySQL of Postgress? Dan kan deze rechtstreeks worden aangesproken. Ook een hele reeks van grafische programma’s kunnen worden geïntegreerd in een flow.

9. Backup je flows

Het bouwen van flows kan ontzettend snel gaan. Echter, soms neemt het uitwerken van de juiste oplossing meer tijd in beslag. Het nemen van een backup van een flow bij het uitvoeren van aanpassingen mag niet uit het oog worden verloren. Soms wil je teruggaan naar een vorige versie en dan is een backup super handig. Mochten er problemen opduiken met je server, dan is een recente backup altijd een geruststelling.

10. Monitor je flows

“Meten is weten.” Enfocus Switch bevat standaard een web-based dashboard module die op maat kan worden geconfigureerd. Zo heb je steeds een real-time overview over de status van je bestanden.